Home Blogs Zo voorkom je onproductieve vergaderingen

Zo voorkom je onproductieve vergaderingen

190
DELEN
onproductieve vergaderingen

In veel bedrijven is vergaderen een dagtaak geworden. Als zzp’er hoopte je misschien daar van af te zijn, maar ook jouw aanwezigheid is bij vergaderingen nog regelmatig gewenst. 67% van de vergaderingen blijken echter niet productief en hun doel niet te halen. Hoe zorg je dat de vergadering wel productief is? Hoofdkraan.nl, het platform voor zzp’ers, verzamelde 12 handige tips.

  1. Maak een doelenlijst

Waarom moet er vergaderd worden? Wat moet er allemaal besloten worden en waar moeten jullie het allemaal over hebben? Zorg dat aan het eind van de vergadering deze lijst gecheckt wordt: is nu alles behandeld en duidelijk?

  1. Maak een agenda

Aan de hand van de doelenlijst kun je een korte agenda maken. Stuur deze documenten naar de genodigden voorafgaand aan de vergadering. Zo kunnen zij ook bedenken wat er van hun verwacht wordt en of ze zich moeten voorbereiden. Vraag iedereen dit ook echt even door te nemen. Om hier zeker van te zijn kun je het beste alles zo beknopt mogelijk beschrijven.

  1. Nodig alleen mensen uit die echt nodig zijn

Aan de hand van de agenda kunnen genodigden ook zien of hun aanwezigheid wel echt nodig is. Misschien moeten ze alleen iets vertellen over hun project aan het eind van een twee uur durende vergadering. Vraag dan of ze aan het eind aan willen haken i.p.v. de hele vergadering aanwezig te zijn.

  1. Stop met multitasken

Niemand heeft echt zin in vergaderen en als het even niet over een belangrijk onderwerp gaat, wordt vaak de mail gecheckt, een WhatsApp beantwoord, nagedacht over wat ze vanavond gaan eten, etc. Maar als het dan wel over iets belangrijks gaat hebben ze de helft gemist! Zorg daarom dat iedereen zijn telefoon weg legt en zich echt focust op de vergadering. 

  1. Voorkom lange monologen

Hoe langer dezelfde persoon aan het woord is, hoe meer mensen afhaken. Voorkom dus te lange monologen en zorg dat het echt een gesprek blijft. Zolang er meerdere mensen aan het woord komen is het makkelijk je aandacht er bij te houden.

  1. Spreek van tevoren een eindtijd af

Mensen gaan multitasken omdat ze druk zijn, andere dingen te doen hebben en zenuwachtig worden. Om dat te voorkomen spreek je van tevoren een eindtijd af die voor iedereen akkoord is. Zorg dat je je ook aan die eindtijd houdt.

 

  1. Let op stille mensen

Zwijgen is niet altijd toestemmen. Soms is de discussie te heftig, durft iemand zich daar niet in te mengen of zijn er andere redenen waarom iemand stil blijft. Check bij belangrijke beslissingen daarom of de stille mensen het ook eens zijn.

  1. Plan korte vergaderingen in

Als er veel besproken moet worden, plan dan meerdere korte vergaderingen in. Hoe langer, hoe onproductiever men wordt. Reken op een half uur voor maximale productiviteit.

  1. Pauzeer

Wordt het toch langer of is het een vergadering met heftige discussies, pauzeer dan even tussendoor. Dan kan men alles even laten bezinken, onderling de dingen nog even bespreken en erna fris weer verder gaan.

  1. Skype!

Wil je echt productief zijn? Plan dan een video vergadering in. Uit onderzoek blijkt dat maar 4% is afgeleid bij videovergaderingen tegenover 92% in een normale vergadering of 57% met een vergadering via de telefoon zonder beeld.

  1. Vat samen

Loop aan het eind van de vergadering alle beslissingen nog even door. Is er genotuleerd of is het nog nodig de beslissingen aan iedereen te mailen? Hou dit dan zo beknopt mogelijk om te zorgen dat iedereen het ook leest.

  1. Kies een voorzitter

Wil je echt al het bovengenoemde in de praktijk brengen, wijs dan een voorzitter aan die op deze punten let. Is iedereen aan het woord gekomen, is iemand te lang aan het woord, hebben we nog wel tijd en zijn alle doelen behaald?

Bron: Lifehack.org, express.be

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here