Home Administratie Wat is een DMS-systeem en waarvoor gebruik je het?

Wat is een DMS-systeem en waarvoor gebruik je het?

107
DELEN
Wat is een DMS-systeem en waarvoor gebruik je het

Bij document management krijg je heel wat uitdagingen voor je kiezen. In de praktijk blijkt dat medewerkers het vaak moeilijk hebben om de juiste opslaglocatie te vinden, waardoor documenten niet altijd correct worden opgeslagen of even eenvoudig terug te vinden zijn. Nog erger is het als documenten lokaal of op een tijdelijke plek staan. Er zijn DMS-tools die dit helpen te voorkomen. Zo kan je bijvoorbeeld metadata aan documenten meegeven zodat je de documenten eenvoudiger kan terugvinden. We leggen uit wat een DMS-systeem is en we hebben het over de mogelijkheden en de voordelen ervan.

Wat is een DMS?

Een DMS of een document management systeem is een systeem om de documenten die in het bedrijf circuleren op een correcte en veilige manier op te slaan, te beheren en te managen. Het bestaat uit een centrale databank en een strakke workflow die aansluit bij de interne processen van de organisatie. In de praktijk is een DMS vaak als module geïntegreerd in een ERP-systeem, maar standaloneoplossingen komen nog steeds voor.

Voldoen aan de AVG-regels

Een DMS-systeem is om verschillende redenen nuttig. Het helpt bedrijven bijvoorbeeld aan de AVG-regels te voldoen. De AVG heeft namelijk gevolgen voor alle documenten die persoonsgegevens bevatten. Deze documenten moeten na een verzoek kunnen worden voorgelegd, maar bovendien moet het ook mogelijk zijn om de persoonsgegevens eenvoudig aan te passen of te verwijderen. DMS-systemen bieden vaak allerlei oplossingen die daarbij helpen.

Terzelfder tijd helpt een DMS-systeem bescherming te bieden tegen verlies of het uitlekken van informatie. Er kunnen namelijk toegangsrechten worden geconfigureerd, zodat niet alle medewerkers toegang hebben tot de informatie. Ook dit is noodzakelijk door de AVG-wetgeving.

Workflows definiëren

Daarnaast zorgt de centrale opslag ervoor dat informatie veel toegankelijker is en sneller wordt verspreid. Dit is noodzakelijk om afdelingsoverstijgend samen te werken. In de DMS kunnen daarvoor specifieke workflows worden gedefinieerd, zodat informatie op een correcte manier wordt uitgewisseld. Het zijn net deze workflows die ervoor zorgen dat documentmanagement veel efficiënter wordt. Een voorbeeld hiervan is een document dat door de algemene mailbox van het bedrijf wordt ontvangen. Dit kan vervolgens, na het controleren van de inhoud, automatisch aan de juiste persoon worden doorgegeven.

Efficiënter werken en kosten verlagen

Een van de grootste voordelen is dat alles efficiënter verloopt en dat er minder tijd verloren gaat, waardoor de personeelskosten dalen. Een voorbeeld daarvan is de mogelijkheid tot uitgebreide zoekopdrachten. Door documenten te voorzien van metagegevens, zijn documenten veel eenvoudiger terug te vinden. Gebruikers kunnen echter niet alleen op metadata zoeken, maar ook op titels of delen van een tekst. Dit is niet onbelangrijk, want het is ongelofelijk hoeveel tijd er verloren gaat met klikken op mapjes en zoeken naar documenten.

Een andere manier waarop het de kosten verlaagt, is door het beperken van drukkosten. In kantoren zonder DMS-systeem worden er over het algemeen meer documenten gedrukt en fysiek bewaard. Met een DMS-systeem zijn de digitale bestanden echter sneller te raadplegen dan hun papieren broertjes, waardoor het papier- en inktverbruik afneemt. Hierdoor heeft een DMS-systeem een heel groot besparingspotentieel.

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here