Home Blogs Vijf openingstips voor een goede mailing naar Belgische klanten

Vijf openingstips voor een goede mailing naar Belgische klanten

194
DELEN

Heb jij ook wel eens last van de writer’s block? Die angst voor het bevreesde witte blad waarmee je jouw mailing starten moet? De vrees dat Belgische klanten toch een tikkeltje anders zijn dan wat we in Nederland gewoon zijn? Dat laatste is niet geheel ongegrond maar hoeft niet de basis te vormen voor nervositeit en beroering. Op basis van de cultuurdimensies van Hofstede kunnen we de culturele verschillen ook in onze briefopener vorm geven. Vanuit deze cultuurdimensies geven wij vijf aandachtspunten om alsnog de schrijversblok te overwinnen.

Aandachtspunt 1: Speel in op de grotere machtsafstand

In België is de machtsafstand groter. Een joviale begroeting naar de directeur van een zaak? Dat kan niet zomaar door de beugel. De bedrijfsstructuur is duidelijk gelaagd en het zijn de managers die de beleidskeuzes maken zonder de werknemers daar nadrukkelijk bij te betrekken. Een goede opener houdt dan ook rekening met die machtsafstand: we houden rekening met de laag waar we onze mail aan versturen.

Concreet: mailen we naar de directeur van een zaak? Dan moeten we de machtsafstand in ere houden. We kunnen perfect onze mailing starten met een vraag, maar het gebruik van ‘u’ is een duidelijke vereiste. Mailen we als marketeer naar de marketingafdeling van een bedrijf? Dan bevinden we ons op eenzelfde laag: hier kiezen we beter voor ‘je’, ‘jij’ of ‘jullie’. Tenzij we het in onze mailing hebben over keuzes die gemaakt moeten worden door een hogere laag, dan grijpen we opnieuw terug naar de beleefdheidsvormen. Mailen we naar particulieren? Dan houden we ook hier ‘u’ beter achterwege.

Voorbeeld bij een vraagopener:

Hoger niveau: “Komt u in aanmerking voor een extra voordelige verzekeringspolis die minder kost maar meer dekt?”

Gelijk of lager niveau: “Wist je dat ruim 52% van de Belgische bedrijven te veel betalen voor hun brandverzekering?”

Tip: Hou rekening met de grotere machtsafstand in België. Kies voor een beleefdheidsvorm indien de mailpartner zich op een hoger niveau bevindt.

Aandachtspunt 2: Houd rekening met de prestatiegerichte samenleving

De Belgische cultuur is een stuk prestatiegerichter. In de praktijk houdt dat in dat ieder onderdeel afzonderlijk wordt afgewogen en besproken. Nederlanders durven daardoor nogal eens aan te halen dat onderhandelingen met Belgen frustrerend zijn. Belgen halen dan weer aan dat Nederlanders een samenwerking te veel willen forceren. In een Belgische mailing zullen we daarom een afweging moeten maken tussen het al dan niet vrijgeven van details. Een te vage mailing zal het idee opwekken dat er een addertje onder het gras zit, terwijl te veel details de kans vergroten dat het voorstel meteen naar de prullenmand wordt verwezen.

Hetzelfde zien we ook terugkomen bij de mailopener. Een belofte doet het over het algemeen erg goed. Dat is ook logisch: over een belofte in het voordeel van de klant hoeven we niet te onderhandelen. Let er wel op dat je ook hier moet rekening houden met de valkuil van opdringerigheid. In het verdere verloop van de mail zal je enkele details moeten prijsgeven en toch het idee moeten bieden dat er nog steeds een onderhandelingsmarge is. Een belofte kan dan ook dienen als opener, maar mag niet de centrale inhoud van de mailing vormen.

Voorbeeld:

Te weinig conversie via uw website? Wij kunnen een stijging van minimaal 40% garanderen op enkele weken tijd.” 

Tip: Begin de mail met een belofte. Zorg ervoor dat het een geloofwaardige belofte is die je ook echt kan waarmaken. Zie het als kernbelofte waarbij de details nog steeds besproken kunnen worden. In het voorgaande voorbeeld worden geen details vrijgegeven over de werkwijze, het tijdsverloop (“enkele weken”) en de prijs.

Aandachtspunt 3: Relativeer met de angst voor onzekerheid

Het prestatiegerichte en de drang naar onderhandeling lijkt bij Belgen te conflicteren met hun angst voor onzekerheid. Net daarom haalden we ook aan dat een belofte het altijd goed doet. Onderhandelingsmarge en zekerheid lijken vaak moeilijk te verzoenen en er moet dan ook gezocht worden naar een evenwicht tussen beiden. De eenvoudigste manier om dat te bewerkstelligen is een onderhandelingsmarge voorzien maar de Belg toch voldoende het gevoel geven dat hij de touwtjes in handen heeft. Het woord “nieuw” schrappen we maar beter uit de intro: Nederlanders willen in alles de eerste zijn maar voor Belgen vormen niet bewezen resultaten eerder een afknapper. Een aanbod met garantie van resultaat doet het dan ook veel beter. Haal je aan dat er een “proefperiode” wordt ingebouwd en dat het aanbod “vrijblijvend” de eerste week kan opgezegd worden? Dan zal je dubbel zo hard scoren.

Tip: In je opener kan je daarom starten met een bewezen feit of een citaat. Dat kan uiteraard gecombineerd worden met een belofte of met een vraag. Niet voor niets haalden we een “gegarandeerde stijging van 40%” aan in voorgaand voorbeeld. In het verdere verloop van de mailing moet je dat cijfer natuurlijk wel hard maken. In de praktijk volstaat een linkje naar een onderzoek of cijfergegevens ook wel.

Aandachtspunt 4: Wees to the point!

Belgen ervaren een mailing nog vaker als ongevraagde communicatie. Op maandagen worden ze bijvoorbeeld zelden gelezen omdat de typische Belg meteen aan de slag wilt. Ook bij het openen van de mail is het belangrijk om snel kernachtig te worden. Een vraag, een stelling, een belofte: het kan zeker. Zorg er dan wel voor dat je kort en bondig blijft. Starten met anekdotes en verhalen doe je bijvoorbeeld niet bij Belgen. Soms kan het volstaan om de eerste alinea gewoon weg te laten. Probeer het ook zelf eens met je laatste mailings. Kan de eerste introducerende alinea weggelaten worden? Ga dan zeker eens na of  jouw mail zonder niet beter af is.

Tip: Startte je de Nederlandse mailing met een verhaal of anekdote? Kijk dan eens of je die intro niet gewoon kan weglaten en zo meteen to the point kan komen.

Aandachtspunt 5: Subtiele verschillen per cultuurgroep

Bovenstaande bespreking vertrekt vanaf de gemiddelde bevindingen omtrent de cultuurdimensies van Hofstede. Je moet natuurlijk weten dat er ook in België sterke culturele verschillen zijn. België is niet alleen een samenraapsel van talen maar ook van culturen. Vlaanderen vormt de grootste cultuurgroep en heeft bovenstaande aandachtspunten vormgegeven.

Tip: Vergeet daar om niet rekening te houden met subtiele verschillen die we bijvoorbeeld in Brussel, Wallonië en in de Duitstalige Gemeenschap zullen aantreffen.

Wallonië: Walen zijn over het algemeen trotser op hun taal. Schrijf je een mailing naar een Waalse klant? Dan moet dat gewoon in het Frans zijn. Vlamingen zijn veel minder strikt en zullen geen probleem hebben met Engelse citaten. Ook op maatschappelijk vlak zijn er al dan niet subtiele verschillen:

  • Stel een mailing altijd op in het Frans;
  • Sterk collectivistische samenleving: spreek in “wij” en “jullie”;
  • De machtsafstand is kleiner (aandachtspunt 1 is minder belangrijk):
  • De onzekerheidsbestrijding is nog groter (angst voor het “nieuwe”);
  • Sterk toekomstgerichte denkers: plannen vooruit, nemen minder risico’s en denken aan resultaten op lange termijn.

Brussels Hoofdstedelijk Gewest: Brussel is dan weer een allegaartje waar beide culturen elkaar ontmoeten. Maak dan ook steeds een afweging tussen de verschillende aandachtspunten. Bij twijfel geef je de voorkeur aan een mailing in het Frans maar schenk je toch nog steeds aandacht aan uitgangspunt 1. Een collectivistische benadering kan nooit kwaad.

Duitstalige Gemeenschap: Met zo’n 80.000 zijn ze, de inwoners van de zogenaamde Duitschsprachige Gemeinschaft Belgiens. Je kan hen in het Duits aanspreken maar weet dat ze ook perfect Franstalig zijn. Een extra vertaling is dan ook niet altijd nodig. Alhoewel ze grenzen aan het Waals landsgedeelte en vlot Frans spreken, lijken ze cultureel eerder op Vlamingen dan Walen. Meer zelf: ze lezen er Duitse kranten en kijken naar de Duitse tv, maar lijken cultureel weinig gemeen te hebben met hun Duitse voorouders. De klassieke Belgische regels blijven dan ook onverkort gelden. Zomaar dezelfde mailing versturen als naar jouw klassieke Duitse klanten? Dat doe je beter niet.

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here