Het afgelopen jaar is je bedrijf hard gegroeid. Zo hard zelfs, dat je eigenlijk niet meer in je huidige jasje past. Dat is natuurlijk heel goed nieuws, want dat betekent dat het goed gaat op zakelijk vlak, maar dat betekent daarnaast ook dat je naar een oplossing zult moeten zoeken, naar een nieuw pand. En dat zorgt juist voor een heleboel stress, want een verhuizing naar een nieuw pand kost vaak heel wat tijd en geld. Wij geven je graag een aantal tips om de verhuizing naar een nieuw pand zo goed mogelijk te laten verlopen!
Kies een coördinator
Bij het verhuizen naar een nieuw pand komen een heleboel zaken kijken. Het is fijn om hiervoor één coördinator te hebben die verantwoordelijk is voor een spoedige gang van zaken. Deze coördinator kan natuurlijk een heleboel uitbesteden maar weet altijd de actuele status en kan ingrijpen als er iets niet naar wens of volgens plan verloopt.
Een geschikt nieuw bedrijfspand
Bij een nieuw bedrijfspand is het het belangrijkste dat je erop vooruitgaat. Maak daarom voorafgaand aan je zoektocht een lijstje van eisen waar een nieuw pand aan moet voldoen. Denk daarbij aan de indeling van de ruimtes, een eventuele ontvangst- en vergaderruimte, de aanwezigheid van sanitair en een keuken maar ook mogelijke parkeerruimte en een magazijn. Ook zaken als beveiliging, zonwering, airco, elektra en brandveiligheid zijn van belang. En wat dacht je van de ligging? Met een lijstje kun je eenvoudig aangeven welke zaken een must zijn en welke een pre zijn.
Is het haalbaar?
Heb je een geschikt pand gevonden, dan is het natuurlijk essentieel dat je het pand kunt kopen of huren binnen je budget. Als je gaat huren, vraag dan goed na hoe hoog de huur is, of daar nog eventuele servicekosten bijkomen, wat de minimale huurtermijn is, wat de opzegtermijn is en wat de betalingsfrequentie is. Is het pand dan nog steeds geschikt?
De inrichting
Nadat de keuze op een bepaald pand gevallen is, zal er uitgezocht moeten worden wat er nog nieuw gekocht moet worden. Een groter pand betekent vaak meer werkplekken, maar dan zullen daar wel bureaus voor moeten zijn. Hetzelfde geldt voor bijvoorbeeld kasten, printers, telefoons en servies. Moet er daarnaast nog geschilderd worden? Is de vloer- en raambekleding nog goed? Zitten de lampen en stopcontacten op de juiste punten? Werken de telefoonlijnen en de intercom? Vergeet ook niet je huidige huurovereenkomst op te zeggen!
Draaiboek
Eindelijk komt dan de dag van de verhuizing in zicht. Maak van tevoren een draaiboek waarin precies staat wanneer wat ingepakt moet worden, welke codes op de verhuisdozen mogen, wanneer er dingen naar de stort gaan, wie waarmee helpt. Laat je medewerkers weten wanneer hun afdeling verhuist en wat ze zelf moeten doen. Maak een lijst met contactpersonen en verhuisinstructies en stuur verhuisberichten. En licht natuurlijk de nutsbedrijven, je huidige verhuurder en je telecomprovider in wanneer je daadwerkelijk verhuist. Wil je nu al beginnen met inpakken, om de druk te verminderen, maar kun je nog niet in je nieuwe pand? Dan kun je altijd nog een tijdelijke opslagruimte huren.
Zelf verhuizen of uitbesteden?
Vraag verschillende verhuisbedrijven wat het zou kosten om de verhuizing uit te besteden. Op deze manier kun je snel en gemakkelijk voor jezelf bepalen of je het liever zelf doet of uitbesteedt.
Als alles achter de rug is, ben je er vaak nog niet. Vergeet namelijk ook de juridische zaken niet, zoals het aanpassen van de verzekering, de gegevens bij de KvK, de Belastingdienst en de bank. Misschien dat je bij het horen van dit alles meteen in de stress schiet of je beseft dat een grote verhuizing als deze nog niet per se nodig is voor jouw bedrijf. Je kunt natuurlijk ook beginnen met het huren van opslagruimte, in Den Haag bijvoorbeeld, voor de magazijnruimte die je nu tekortkomt. Wellicht is dit vooralsnog voldoende en kun je op je gemak een eventuele bedrijfsverhuizing in de toekomst voorbereiden!
