Hoe langer uw organisatie bezig is, hoe meer cruciale informatie het verzamelt. Dit kunnen medische dossiers zijn, zaakdossiers, personeelsdossiers, financiële en administratieve gegevens en ga zo maar door. Veel organisaties merken dat de fysieke opslag van informatiebronnen veel ruimte vraagt. En is er een concrete vraag waarbij die informatie geraadpleegd moet worden, dan kan het tijd en moeite kosten om alles boven water te krijgen.
Is digitaal werken de oplossing?
Een aantal documenten dient uw organisatie in fysieke vorm te bewaren en te archiveren. Deze documenten hebben vaak een wettelijke bewaartermijn, zoals informatie over uw belastingen. Steeds meer organisaties ervaren het gemak van digitaal werken. Zeker als een digitaal archief goed gestructureerd is en veilig wordt opgeslagen, kan digitaal werken veel tijd schelen. Bovendien bent u bij het raadplegen van de informatie niet meer gebonden aan de muren- en uren van het kantoor. Dit heeft een positief effect op uw slagkracht. Toch is het niet zo dat u het digitaliseren en structureren van uw cruciale informatie aan elke willekeurige marktpartij kunt overlaten. Kwaliteit en betrouwbaarheid zijn hier van wezenlijk belang.
Een aantal zaken om rekening mee te houden
Uw informatie mag nooit in verkeerde handen terecht komen . Wat betreft uw fysieke archief en bedrijfsinformatie heeft u in uw pand uiteraard maatregelen genomen op het gebied van inbraakbeveiliging en brandpreventie. Ditzelfde zou moeten gelden voor uw digitale archief. Hacking en andere vormen van computercriminaliteit vormen een steeds grotere bedreiging voor zowel commerciële als publieke organisaties. Als u eraan denkt om uw informatie te digitaliseren, is het van het grootste belang dat de organisatie die dat voor u doet, adequate maatregelen heeft genomen.
Veiligheid nummer één
Archiefbeheer, zowel digitaal als fysiek, gaat via I-FourC volgens de allerhoogste standaarden op het gebied van veiligheid. I-FourC beschikt over het ISO 27001- en NEN 7510-certificaat, wat een belangrijke kwaliteitswaarborg is. Uw fysieke archief is voorzien van permanente camerabeveiliging in een ruimte met de meest moderne blusgasinstallaties. Uw digitale archief bevindt zich achter een zeer betrouwbare firewall en pogingen tot penetratie door hackers worden onmiddellijk gesignaleerd en teniet gedaan. Zeker nu de Meldplicht Datalekken in 2016 van kracht is gegaan staat dit onder nog grotere aandacht.. I-FourC zorgt niet alleen voor een optimale toegankelijkheid van uw documenten voor uw geautoriseerde medewerkers, maar maakt ze ook duidelijk hoe belangrijk het is om op de juiste wijze met digitale informatie om te gaan.
