Vrijwel iedereen kent Word, Excel en Powerpoint. Al is het voor sommigen alleen van naam. Iedere dag werken er miljoenen mensen met de office programma`s. Voor het verwerken van teksten, tabellen en bijbehorende grafieken en digitale presentaties. Hoewel het Microsoft Office pakket meerdere programma`s omvat, zijn deze drie de meest bekende. Vanuit het perspectief van online werken, heet Office nu Office 365. De werkwijze van het vernieuwde pakket zorgt ervoor dat je nog productiever kunt zijn. In dit artikel sommen we enkele functies/programma`s op, om productiever te worden.
Werken met Office 365
Door de online beschikbaarheid kun je overal met een internettoegang inloggen bij Office 365. Op basis van je e-mailadres meld je je aan bij het online portaal. Hierin kun je documenten naar keuze openenen en online bewerken. Door het gebruik van OneDrive, de cloudopslag van Microsoft, kun je ook andere type bestanden delen. Het portaal biedt online versies van vrijwel alle Office functies:
- E-mail;
- Agenda;
- Personen;
- OneDrive;
- SharePoint;
- Taken;
- Word;
- Excel;
- PowerPoint;
- OneNote;
- Flow;
- En nog meer functies.
Werken met Word
Als je offline werkt in een Word document, werkt deze zoals je het gewend bent. Je kunt echter je document opslaan in OneDrive. Vervolgens kun je het document online openen via het portaal. Met ‘Bewerk in Word Online’ kun je tegelijkertijd met enkele collega`s het document openen. De wijzigingen die door jou en de anderen worden aangebracht, worden ‘live’ gewijzigd. Door het gebruik van OneDrive, kun je documenten delen met je collega`s.
PDF -DOCX
In de nieuwste Office versies (365 en 2016) kun je een document opslaan als PDF bestand. Uiterst handig voor het verzenden van documenten waarvan je niet wilt dat iedereen de tekst kan veranderen. Denk hierbij aan offertes, contracten etc. Je kunt eenvoudig weg het document ‘Opslaan als’. Vervolgens kies onder in het bestandstype-venster, de gewenste bestandsindeling. Als je later het PDF document weer wilt bewerken kun je deze met Word gewoon weer openen. Het programma converteert het document weer naar een DOCX bestand.
Werken met Excel
De manier waarop er met Excel gewerkt wordt is heel verschillend. De meeste gebruikers gebruiken slechts 10-20% van de functies die Excel biedt. Afhankelijk van hetgeen je verwacht van het programma, zou je je eens kunnen verdiepen in de verschillende functies. Cijferoverzichten kunnen met een eenvoudige handeling omgezet worden in grafieken. De sorteer en of filtermogelijkheden van bijvoorbeeld orderlijsten zijn veel uitgebreider dan de meeste gebruikers weten. Om meer productief te zijn is het van belang dat je je in de functionaliteit van Excel verdiept. Overigens werkt het delen en online beschikbaar zijn, vergelijkbaar met Word.
Werken met PowerPoint
Als je eind 1990 en in de beginjaren van 2000 op school zat, heb je ongetwijfeld de opkomst van Microsoft Office meegemaakt. PowerPoint was toch wel de meest sprekende van de verschillende programma`s. Van een analoge presentatie naar een digitale. Een hele vooruitgang. De online functionaliteit van de nieuwste versie is uitgebreid met dezelfde mogelijkheden als het online Word programma. Daarnaast kun je tijdens een een diavoorstelling met een soort vergrootglas inzoomen op een detail van de dia.
Werken met OneNote
Naast de bekende programma`s is OneNote ook een programma van Office. Dit programma zorgt ervoor dat overal waar je bent aantekeningen kunt maken. Dit vanuit de losse pols, dus je kunt schrijven afwisselen met tekenen. Je kunt bijvoorbeeld op locatie bij de klant een onderdeel uit tekenen en beschrijven. Deze aantekening vervolgens delen met je collega`s op kantoor die het onderdeel daaruit kunnen identificeren.
Om het maximale uit Office 365 te halen is het goed om je te verdiepen in de programma`s. Wil je weten wat voor jouw mogelijk/handig is ? Kijk dan op de website van KPN voor meer informatie, voor zowel thuis als op kantoor.
