Plannen blijft voor veel mensen altijd nog een uitdaging. Dit doe je voornamelijk door prioriteiten te stellen. Hoe doe je dat? Je hoeft niet opnieuw het wiel uit te vinden, want hier is een heel handig model voor, namelijk de Eisenhower matrix. Hieronder leggen we het uit.
Wat is de Eisenhower matrix voor timemanagement?
De Eisenhower matrix, ofwel het Eisenhower model, wordt veel gebruikt voor timemanagement. Met dit model kun je op een gemakkelijke manier de urgentie en belangrijkheid van taken en opdrachten tegenover elkaar zetten. Op die manier kun je bepalen wat prioriteit heeft en wat niet. Het model wordt vaak besproken bij een cursus of opleiding timemanagement.
Het model is ontworpen door Dwight D. Eisenhower. Hij was de 34e president van Amerika en als generaal opperbevelhebber tijdens de Tweede Wereldoorlog. Hij moest in zijn rollen vaak moeilijke beslissingen nemen en alles was belangrijk. Hij hield zich bezig met de vraag wat urgentie was en wanneer iets daadwerkelijk urgent is. Zo kwam hij tot de conclusie dat als iets vandaag niet hoeft gebeuren dat het ook morgen kan en dan is het niet meer urgent. En daarbij, moest hij de taak of opdracht zelf uitvoeren of kon hij het uitbesteden aan iemand anders?
Een belangrijke uitspraak van Eisenhower:
“Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zijn zelden urgent”
De Eisenhower matrix: 4 kwadranten
Het Eisenhower model bestaat uit vier kwadranten: belangrijk/urgent, belangrijk/niet urgent, niet belangrijk/urgent en niet belangrijk/niet urgent. Ook maakt de matrix van Eisenhower onderscheid tussen taken die meteen uitgevoerd moeten worden of helemaal niet hoeven worden gedaan.
Kwadrant 1: belangrijk/urgent
De eerste kwadrant belangrijk/urgent wordt ook wel het stresskwadrant genoemd, want alle taken in deze kwadrant kunnen stress opleveren. Moeten deze taken door jou worden uitgevoerd of is er uitstel mogelijk? Als de taak binnen een paar uur gedaan moet worden, dan gaat het om een urgente taak. Lukt het je niet om de taak zelf uit te voeren? Besteed het dan uit aan iemand anders.
Kwadrant 2: belangrijk/niet urgent
Ook bij de tweede kwadrant belangrijk/niet urgent vraag je je af of het door jou zelf uitgevoerd moet worden, maar dan kan de taak ook morgen worden gedaan.
Kwadrant 3: niet belangrijk/urgent
De derde kwadrant, niet belangrijk/urgent, dan is de taak urgent maar voor jou niet belangrijk. Kan dit niet tot morgen wachten, dan moet het door iemand anders opgepakt worden. Voor jou is het tenslotte niet zo belangrijk.
Kwadrant 4: niet belangrijk/niet urgent
In het vierde kwadrant staan taken die niet meteen tot iemand verantwoordelijkheid horen. Deze taken hoeven dan ook niet vandaag worden uitgevoerd en kunnen wel op langere termijn worden ingepland. Soms lossen de problemen zich ook vanzelf op.
Als je dus taken of opdrachten te doen hebt kun je deze in de kwadranten plaatsen en zo kun je prioriteiten stellen, een planning maken en eventueel delegeren.
Prioriteiten stellen is een leerproces en heb je niet van de een op de andere dag geleerd. Met de Eisenhower matrix wordt het wel een stuk makkelijker! Probeer het eens toe te passen en reken af met chaotische planningen.
