Een telefoon is tegenwoordig onmisbaar. We hebben het dan vooral over de smartphone. Want alleen bellen met een telefoon doen de meeste mensen niet meer. Als ondernemer is een goede telefoon van vitaal belang. Bereikbaar zijn, onderweg e-mailen en informatie opzoeken op internet. Noem het maar op. Wat niet iedereen beseft is dat de kosten van telefoongesprekken fiscaal aftrekbaar kunnen zijn. We noemen daarom even wat je moet weten over een telefoon van de zaak.
Wat is zakelijk bellen?
In principe is alle communicatie tussen jou en je zakenrelaties, zakelijk bellen. Dit geldt voor jou en eventueel personeel. Gesprekken met klanten en leveranciers en andere partijen. Als het doel van het gesprek van zakelijke aard is, hebben we het over zakelijk bellen. Uiteraard zal een privé gesprek met het thuisfront ook wel eens voor komen. Maar het hoofddoel van het bellen is dan nog steeds zakelijk. Dit is belangrijk omdat dit bepaald of je telefoonkosten wel of niet als aftrekpost gelden.
Belastingdienst en telefoon van de zaak
De kosten die je maakt voor je mobiele telefoon en telefoonabonnement gelden als aftrekpost. De belastingdienst staat het dus toe dat je de kosten van de winst uit eigen onderneming aftrekt, alvorens de belasting wordt berekend. Het maakt hierin geen verschil of je de kosten via je zakelijke of privé rekening betaald. Een sim only abonnement waarvan je zelf de telefoon hebt betaald mag je ook aftrekken. De toestelkosten moeten dan wel gebaseerd zijn op de actuele marktwaarde.
Versoepelde regels
SInds 1 januari 2015 is de WKR (werkkostenregeling) van toepassing. Deze regeling gaat uit van een noodzakelijkheidsprincipe. Als je als ondernemer je telefoon en/of tablet nodig hebt om je beroep uit te oefenen, dan zijn de kosten aftrekbaar. Dit geldt ook voor je personeel. Waar je bijvoorbeeld voorheen voor een tablet minimaal 90% zakelijk gebruik moest kunnen verantwoorden, volstaat nu het aantonen van het zakelijk nut. Dit geldt ook voor computers die je voor jouw zaak inzet.
Zakelijk bellen met een privé abonnement
Stel dat je net voor jezelf bent begonnen, dan kan het zijn dat je nog gebruik maakt van je privé telefoon. Op zich geeft dat geen problemen. Wel moet je dan beginnen met registreren van de gesprekken. Het principe is namelijk dat je de kosten kunt aftrekken die van zakelijke aard zijn. Dus een belletje naar een klant of leverancier wel, naar je jarige moeder niet. Omdat deze administratie nogal wat moeite is, kun je dus beter een apart abonnement afsluiten voor zakelijk gebruik. Het is niet erg duur, en je kunt het opgeven als aftrekpost. Een goede tip is het gebruik van een dual sim telefoon.
Zeker als je zowel privé als zakelijk gebruik maakt van je telefoon, is het belangrijk om goed bij te houden wat/niet zakelijk is. Als je dit op de rit hebt kun je je voordeel ermee doen bij je belastingaangifte.
