Home Blogs Superhandige tools die het cateraars eenvoudiger maken

Superhandige tools die het cateraars eenvoudiger maken

47
DELEN

Naast het serveren van eten en drankjes komt er voor de cateraar nog heel wat administratie bovenop. Alle tijd die we aan administratie besteden, kunnen we natuurlijk niet koken, serveren of de gasten de service bieden die ze mogen verwachten. Gelukkig bestaan er allerhande tools die daarbij helpen. Alle oplossingen benoemen is onbegonnen werk, maar een aantal handige oplossingen hebben we toch van een woordje uitleg voorzien. Laat je inspireren en bedenk ook zelf hoe je je administratie kan vereenvoudigen.

Tools voor offertes en facturatie

In de eerste plaats moet je natuurlijk goede offertes kunnen opstellen. Logisch want voor een groot feest willen klanten eerst even nagaan wat dat allemaal gaat kosten. Nog te vaak zien we dat horecaondernemers hiervoor eenvoudige tools als Excel gebruiken. Dergelijke tools zijn echter heel tijdrovend.

Wist je dat een offerte maken online ook gewoon mogelijk is? Het voordeel is dat je met dergelijke tools eveneens meteen het een en ander automatiseert. Zo kan je in één klik een offerte in een factuur omzetten, voeg je betaalopties zoals iDEAL toe en gaan betalingsherinneringen volledig automatisch de deur uit. En wat dacht je van een online offerteplanner waarbij de klant op basis van eigen keuzes automatisch een offerte genereert? Tijdswinst gegarandeerd!

Agenda en zaalbeheer

Als je verschillende evenementen in uiteenlopende zalen en met diverse gebeurtenissen voor de boeg hebt, wordt het al snel een warboel. Daarom is het belangrijk om goed bij te houden wanneer welke zaal bezet is en welke opstelling daarbij noodzakelijk is. Bovendien moet je ook even nagaan of alles wel correct op elkaar aansluit zodat het op de parking niet te druk wordt omdat verschillende events net op hetzelfde moment starten. Zo creëer je alleen maar stress of zelfs ronduit gevaarlijke situaties. Met een agenda van likmevestje gaat het duidelijk niet lukken.

Het belangrijkste is dat de planning visueel goed wordt weergeven, zeker als er van overlap sprake is. Een agendatool waarmee je alles in een overzicht bijhoudt, netjes een overzicht hebt van alle gebeurtenissen en events en daarbij ook nog eens deelgebeurtenissen kan instellen, is een pluspunt. En al zeker als je er ook nog eens zalen aan kan toewijzen, behoud je echt wel het overzicht.

Genereren van partysheets

Wanneer wilden de klanten nu weer de hapjes op tafel zien verschijnen? Feesten staan natuurlijk bol van de persoonlijke eisen en verzoekjes. Daar hoeft natuurlijk niks mis mee te zijn, maar dan moet je wel feilloos aan zo’n vragen kunnen voldoen. Anders krijg je al snel af te rekenen met zo’n en-van-je-hela-hola-houd-er-de-moed-maar-in-stemming. Bij Innoverend Horeca- & Evenementbeheer kunnen dergelijke foutjes en vergetelheden dan ook niet door de beugel. Met de juiste tools maak je automatisch draaiboeken aan, vliegen de keukensheets automatisch uit de printer en gebruik je to-dolijsten. En zo hoef je niks te vergeten.

Cijfers eenvoudig analyseren

Hoeveel winst maak je met gerecht X, wanneer wordt hoofdgerecht Y het vaakst gevraagd en wat is de rustigste maand waarop je de jaarlijkse vakantie kan inplannen? Het zijn geen onbelangrijke vragen, maar toch kunnen cateraars ze vaak moeilijk beantwoorden. Het analyseren van de cijfers is dan ook knap lastig en uitermate tijdrovend. Maar dit is niet het geval als je de juiste tools gebruikt. Er bestaan talloze softwaresystemen waarmee je niet alleen live inzicht krijgt in je cijfers, maar waarmee je ook nog eens de cijfers analyseert. En zo kan je pas echt weloverwogen beslissingen nemen.

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here