Digitalisering is eigenlijk niets nieuws. Al een generatie geleden leek de manier van werken drastisch te gaan veranderen als gevolg van de grootscheepse introductie van computers, en wat later het internet. De praktijk bleek weerbarstiger. Ondanks dat de werkomgeving en de werkzaamheden inderdaad veranderingen hebben ondergaan, worden binnen veel ondernemingen de mogelijkheden die een digitale werkomgeving bieden nog lang niet volledig benut.
Uitbreiding van IT-functionaliteiten
IT heeft een steeds belangrijkere rol binnen ondernemingen ingenomen de afgelopen decennia. Waar het begon met een enkele, offline computer die bijvoorbeeld de boekhouding bevatte, worden vandaag de dag diverse devices op allerlei manieren binnen ondernemingen gebruikt. Denk aan een boekhoud app op een smartphone van een zzp’er, bestanden die via (met internet verbonden) laptops vanaf elke willekeurige locatie verstuurd worden, een order management systeem dat op diverse plaatsen in een bedrijfspand op schermen te raadplegen is of informatieschermen bij de ingang van een kantoor of winkel.
Onmisbaar: goed document management
De meeste ondernemingen die producten leveren aan klanten hebben een gedigitaliseerd order- en voorraadsysteem. Maar er is ook allerlei andere data aanwezig. Helemaal in ondernemingen die diensten leveren. Om alle aanwezige informatie behapbaar en overzichtelijk te maken, kun je niet zonder een uitgekiend document management. Dit maakt onder meer communicatie met klanten en personeelsdossiers overal en op elk moment inzichtelijk. Of het nu gaat om adviseurs die bij een klant zitten, zorgmedewerkers die bij een cliënt zijn of HRM-medewerkers die hybride werken: goed documentbeheer organiseert en stroomlijnt informatie.
Door digitalisering meer focus op de core business
Een van de werkzaamheden die de afgelopen jaren in het bijzonder een flinke digitaliseringsslag heeft gemaakt, is het bijhouden van de boekhouding. Hoewel onder andere de factuurverwerking intussen allang niet meer op papier wordt bijgehouden, waren er nogal wat verbeteringen in de processen aan te brengen. Onder meer omdat facturen vaak nog op papier werden verzonden, en verschillende software niet gekoppeld was. Hierdoor moest er alsnog veel handmatig ingevoerd en verwerkt worden. Gelukkig hoeft dat niet meer met de nieuwste factuurverwerking. Het gehele proces van ontvangen, inboeken, valideren, betaalbaar stellen, betalen en archiveren verloopt digitaal en deels geautomatiseerd. Dit verkleint niet alleen de kans op fouten aanzienlijk, maar levert ook een flinke tijdswinst op.
Juist nu investeren in het een optimale digitale werkomgeving
De coronapandemie heeft het hybride werken behoorlijk aangejaagd. Hierdoor zijn veel ondernemingen hun digitale werkomgeving gaan uitbreiden, maar er valt vaak nog wel het een en ander te verbeteren. Zeker in de huidige tijd waarin iedere onderneming kampt met een medewerkerstekort, is het zaak te kijken hoe de digitale werkomgeving geoptimaliseerd kan worden.
