Je administratie niet op orde? Dan wens ik je veel personeel!
Als ondernemer heb je ambitieuze groeidoelstellingen voor 2019. Je investeert in personeel om aan de vraag van je klanten te voldoen. Maar als je business en je personeelsbestand groeien, neemt ook de administratieve werklast toe. Daarom is het belangrijk om je HR-processen regelmatig onder de loep te nemen en aan te passen aan de huidige standaard.
We zien het bij veel organisaties. Oude, vastgeroeste HR-processen werken niet meer optimaal en het is tijd voor vernieuwing. Maar waar begin je? Er zijn zo veel processen en mogelijkheden. Niets doen is geen optie. Je wilt investeren in een duurzame oplossing en je organisatie toekomstbestendig maken. Een ding is zeker: controle over je administratie geeft rust.
Twee punten die aandacht verdienen
- Een goede salarisadministratie is het halve werk
Als je personeel in dienst hebt, ben je verplicht om een salarisadministratie te voeren. Je betaalt iedere maand salarissen en je moet iedere maand loonbelasting afdragen aan de Belastingdienst. Met de loonadministratie stel je de Belastingdienst in staat om inzicht te krijgen in de loonbetalingen aan je medewerkers. Je loonadministratie moet voldoen aan de fiscale eisen. Zo heb je bijvoorbeeld een bewaarplicht: je moet de administratie minimaal zeven jaar bewaren.
Kort gezegd heb je drie mogelijkheden om de salarisadministratie te voeren:
- Zelf doen
- Uitbesteden
- Kiezen voor payrolling en het complete HR-proces outsourcen
Voor veel organisaties, groot en klein, bieden nieuwe technieken en software veel kansen. Omdat de mankracht al aanwezig is, kan de rol van jouw HR-manager verschuiven van uitvoerend naar controlerend. Hij of zij hoeft niet langer alle informatie in te voeren, maar krijgt meer ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, loopbaanbegeleiding en coaching.
- Werken aan een digitale organisatie
Het is heel simpel: digitaliseren is van levensbelang voor organisaties. Het is niet de vraag of je gaat digitaliseren maar wat, hoe en wanneer je gaat digitaliseren. Het is kostentechnisch niet meer verantwoord om bepaalde taken handmatig of analoog uit te voeren. Door software en innovaties kun je informatie en bestaande processen beter en efficiënter uitvoeren.
Voordat je aan de slag kunt gaan met digitalisering, heb je een plan van aanpak nodig. Het is belangrijk om vast te stellen wat er gedigitaliseerd moet worden en waarom. Laat je eigen organisatie leidend zijn, niet het softwarepakket dat je overweegt aan te schaffen.
Bij het maken van je plan let je op deze drie punten:
- de huidige klanten (wat moet er veranderen om onze klanten nog beter van dienst te zijn?)
- de potentiële klanten (wat moet er veranderen om nieuwe klanten binnen te halen?)
- de organisatiecultuur (wat moet er veranderen zodat we onze medewerkers beter faciliteren en hen beter in staat stellen om goed te presteren bij bestaande en potentiële klanten?)
