Home Blogs Moet jij ook alle verzamelde cv’s wissen op 25 mei 2018?

Moet jij ook alle verzamelde cv’s wissen op 25 mei 2018?

30
DELEN

Als het over de nieuwe AVG-wet (GDPR) gaat, zitten we niet stil. Op praktisch vlak zal er dan ook heel wat wijzigen. Zelfs voor de HR-afdeling zitten er heel wat wijzigingen in de pijplijn. Neem nu bijvoorbeeld de bekende databases met cv’s van vroegere sollicitanten. Handig als er later alsnog een vacature vrijkomt, maar zelden gaf de sollicitant de uitdrukkelijke toestemming om zijn/haar gegevens op die manier te laten verwerken. Dat heeft grote gevolgen voor de databases die intussen uit hun voegen barsten.

De nieuwe AVG-wet (GDPR) en de HR-afdeling

De nieuwe AVG-wet zal sowieso heel wat gevolgen hebben voor de HR-afdeling. Zo zal men de privacy van de kandidaten beter moeten garanderen. Cv’s van internet plukken om potentiële medewerkers te raadplegen, kan dan ook niet zomaar. Tenzij die persoon daar expliciet toestemming voor heeft gegeven, bijvoorbeeld door het uitdrukkelijk aanvaarden van een dergelijk beleid op de website waarop de cv online kwam te staan. Cowboys die cv’s als verzamelkaartjes uitwisselen, denken hoe dan ook goed na: de boetes zijn immers niet mals.

Toch blijken lang niet alleen zo’n cowboys tegen de grenzen van de nieuwe AVG-wet aan te lopen. Heel wat werkgevers lieten kandidaten immers solliciteren zonder dat ze ooit akkoord gingen met een zogenaamd privacy statement. Zelfs indien dat wel het geval was, bleek daar zelden iets in te staan met betrekking tot de verwerking van hun gegevens. Dat zorgt dus voor probleemsituaties, zeker wanneer hun gegevens zich nog steeds op de servers van de onderneming bevinden.

Moet jij jouw cv’s wissen?

Val jij onder de omschrijving die we zonet aanhaalden? Dan ben je alvast niet alleen. Een onderzoek van Intelligence Group toonde immers aan dat minstens 40 % van de werkgevers alle verzamelde cv’s zal moeten wissen. Ongeveer 33 % van de werkgevers legt dan ook geen privacy statement voor, ook nu (nog) niet. In principe moeten zij dan ook, conform de overgenomen richtlijnen van de NVP, alle cv’s ouder dan een maand verwijderen. Behoor ook jij tot de grote groep getroffen werkgevers? Dan moet je op 25 mei 2018 in principe alle cv’s die je voor 25 april 2018 verwierf, uit de computerbestanden verwijderen. Anonimiseren kan natuurlijk ook, maar dan verliezen ze uiteraard hun nut (tenzij omwille van statistische doeleinden).

Snel ingrijpen kan nog!

Toch kan er mogelijks nog een uitweg gevonden worden. De toestemming kan eventueel nog retroactief verkregen worden. Alle mailadressen contacteren en hen vragen om akkoord te gaan met een privacy statement waarbij ze alsnog hun toestemming verlenen, kan natuurlijk ook. Personen die intussen elders aan de slag zijn of hun interesse verloren zijn, zullen die toestemming mogelijks niet verlenen. In de praktijk krijg je zo meteen een update van het sollicitantenbestand. Ieder nadeel heb z’n voordeel, zouden we het bijna Cruijffiaans samenvatten. Toch lijkt het maar moeilijk om dat nu nog allemaal op poten te zetten.

Wat met de toekomst?

In de toekomst leg je de sollicitanten maar beter een privacy statement voor. Dit kan bijvoorbeeld voorafgaand aan het sollicitatiegesprek gebeuren of bij het elektronisch beantwoorden van een vacature.

In zo’n privacy statement neem je dan op welke rechten de sollicitant heeft (bv. het inzage- en correctierecht), hoe de meegedeelde gegevens worden verwerkt, hoe die gegevens worden opgeslagen en gedurende welke termijn en voor welk doel ze worden opgeslagen.

Ga hierbij ook nooit verder dan strikt noodzakelijk en zorg ervoor dat je het privacybeleid goed kan verantwoorden. Dat laatste moet steeds bekeken worden in de specifieke context waarin men zich bevindt. Het langdurig opslaan van gegevens in het geval van moeilijk in te vullen functies, valt bijvoorbeeld eenvoudiger te verantwoorden dan voor functies waarbij snel een andere kandidaat te vinden is. Dezelfde afweging moet je ook maken voor de soort gegevens die worden opgeslagen. De nationaliteit en het BSN-nummer vallen bijvoorbeeld maar moeilijk te verantwoorden terwijl dat voor de naam en het mailadres veel eenvoudiger is. Laat je de sollicitant de privacy statement op papier ondertekenen? Vergeet de ondertekende versie dan ook niet (digitaal) bij te houden. Op bewijsrechtelijk vlak is dat immers heel belangrijk.

Tot slot: leg de sollicitant ook uit waarom hij of zij zo’n privacy statement dient te ondertekenen. Denk voornamelijk in voordelen voor de sollicitant: zelfs al wordt de sollicitant niet gekozen, dan toch kan hij of zij later gecontacteerd worden voor een andere openstaande functie. Dat zal de sollicitant vast begrijpen.

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here