Home Blogs Kantoor verhuizen? Lees dan zeker deze tips

Kantoor verhuizen? Lees dan zeker deze tips

220
DELEN

Groei moet de doelstelling van iedere gezonde onderneming zijn. Maar soms kunnen bakstenen de groei belemmeren. Een kantoor kan te klein geworden zijn of niet langer voldoen aan de vereisten die de klanten of bezoekers stellen. Misschien toch maar verhuizen naar die hippe wijk in de stad of naar dat groter kantoor waar we eindelijk wel onze serverruimte kwijt kunnen? Weet dan dat je al heel snel veel werk aan de winkel zal hebben. Met onderstaande zes tips kan je het echter zo efficiënt mogelijk organiseren.

Tip 1: Stel een of meer verantwoordelijken aan

Een heel kantoor verhuizen, dat kan je zeker niet op je eentje. Zelfs wanneer je een verhuisfirma inschakelt zullen de vragen al snel volgen. Verschillende medewerkers zullen allemaal vragen en opmerkingen hebben die maar beter niet verloren gaan. Daarom centraliseer je die vragen maar beter bij enkele personen, opdat ze niet verloren gaan en ook efficiënt behandeld worden. We denken bijvoorbeeld aan het herzien van de standaardomslagen met het voorbedrukt adres, de inrichting van de nieuwe locatie of het feit dat ook de website nog aangepast moet worden. Natuurlijk zorg je ervoor dat alle medewerkers hun vragen kwijt kunnen, maar die beantwoorden – dat doe je maar beter niet zelf.

Tip 2: Stel een draaiboek samen

De aangehaalde vragenstroom kan alvast helpen om een draaiboek vorm te geven. Zit hiervoor samen met de verantwoordelijke(n) en werk een stappenplan uit om de verhuis ook constructief vorm te geven. Zo kunnen, in reactie op voorgaande opmerkingen, de omslagen reeds vooraf besteld worden, kan reeds verhuismateriaal aangekocht worden, kunnen contracten opgezegd worden of kunnen extra vacatures opgesteld worden om de eventuele schaalvergroting in de praktijk om te zetten. Met een draaiboek voorkom je dat je belangrijke aspecten uit het oog verliest en zorg je er bovendien ook voor dat alles tijdig gebeurt.

Tip 3: Zorg dat mensen de nieuwe locatie vinden

Zeker wanneer klanten welkom zijn in de onderneming, is het belangrijk dat zij de nieuwe onderneming ook weten te vinden. Denk er daarom aan om het nieuwe adres tijdig te communiceren. Dat kan gebeuren door een mail te versturen naar alle klanten, maar kan ook per post of zelfs telefonisch verlopen, een en ander uiteraard afhankelijk van de schaalgrootte waarin jouw kantoor opereert. Denk ook een stuk verder: pas het briefpapier aan, wijzig de locatie op Google Places, kies voor een doorzendservice voor de post en bestel misschien wegwijzerpijltjes.

Tip 4: Maak een inventaris en plattegrond

Efficiënt een kantoor verhuizen, dat staat gelijk aan de nodige voorbereidingen treffen. Zorg er daarom voor dat je vooraf een plattegrond hebt van de nieuwe locatie. Meet dan alle bestaande meubelen op en ga de mogelijkheden na. Misschien kan een bepaalde kast of bureau gerecupereerd worden, terwijl er voor een ander exemplaar geen ruimte beschikbaar is. Plak nadien een groene sticker op al het meubilair dat mee zal verhuizen en bestel eventuele nieuwe materialen indien dat noodzakelijk zou blijken. Uiteraard zal je ook daarbij rekening moeten houden met de opgenomen afmetingen.

Tip 5: Kies voor labels of stickers

Een goedkope verhuisfirma brengt de spullen meestal enkel van de oude naar de nieuwe locatie. Heel wat spullen zullen in dozen verdwijnen en dat maakt het uitpakken wel heel lastig. Kies daarom voor labels of stickers om de inhoud van iedere verhuisdoos te kennen, zonder ze te moeten openen. Zo kan je iedere medewerker een eigen sticker geven waarmee hij aanduidt dat het gaat om zijn kantoorgerief of kan je ervoor kiezen om bepaalde materialen samen te houden en op basis hiervan te labelen. Hoe je het ook aanpakt: zorg natuurlijk dat je wel nog weet wat de betekenis is van ieder kleurtje of symbool.

Tip 6: Maak het gebouw schoon

Een verhuisfirma klaart de klus meestal in enkele uren, afhankelijk van de afstand tussen beide locaties en eventuele praktische moeilijkheden. Schakel je nadien een klusjesdienst in om het meubilair opnieuw in elkaar te zetten, dan kan je een kantoor verhuizen in één enkele dag. Blijf echter niet met de letterlijke pakken zitten: laat alles meteen schoonmaken zodat alle medewerkers de dag nadien in een net en fris gebouw aan de slag kunnen.

Meer lezen? Neem er dan zeker onze tips voor de inrichting van een nieuw kantoor bij.

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here