Home Lifestyle Hoe richt je de telefonische bereikbaarheid van je bedrijf in?

Hoe richt je de telefonische bereikbaarheid van je bedrijf in?

103
DELEN
Hoe richt je de telefonische bereikbaarheid van je bedrijf in

Ondanks alle communicatiemiddelen die we tegenwoordig tot onze beschikking hebben, geven veel klanten nog steeds de voorkeur aan direct contact via de telefoon. Dat is ook niet gek: als je iemand persoonlijk te spreken krijgt, kun je ook meteen antwoord krijgen, in plaats van dat je daar op moet gaan zitten wachten. Als bedrijf is het daarom belangrijk dat je goed bereikbaar bent. Dat geldt voor het bedrijf als geheel, maar ook voor afdelingen en afzonderlijke medewerkers. Wat is de beste manier om dat in te richten? Vaak speelt het aantal medewerkers in je bedrijf een belangrijke rol in die overweging. We zetten een aantal mogelijkheden op een rijtje.

Telefooncentrale

Heb je te maken met veel verschillende afdelingen en medewerkers en mogelijk zelfs verschillende locaties, dan is het voor de klant niet wenselijk om zich een weg te moeten banen door een gigantische lijst aan verschillende telefoonnummers voor hetzelfde bedrijf. Een Avaya telefooncentrale kan daar uitkomst bij bieden. Dit is een oplossing die zinnig is voor bedrijven met 50 tot 1.000 medewerkers. Dankzij de telefooncentrale is iedereen via één vast nummer bereikbaar, of ze nu in huis of extern aan het werk zijn. Dat biedt ook nog eens de bruikbare illusie dat medewerkers op kantoor zijn, terwijl dit misschien helemaal niet het geval is. Een telefooncentrale kan ook gebruikt worden voor een callcenterfunctie en geïntegreerd worden in CRM-pakketten voor klantrelatiebeheer.

Eén vast toestel of doorschakelen naar andere werkplek

Voor een klein bedrijf met een handvol medewerkers is een telefooncentrale niet een zinnige keuze, al was het alleen meer omdat je voor de callcenterfunctie een medewerker zou moeten aannemen waar misschien wel helemaal geen financiële ruimte voor is. Medewerkers die samen op een relatief kleine ruimte werken, kunnen één vaste lijn delen, zeker ook aangezien kleine bedrijven doorgaans niet platgebeld worden. Dat kan middels één enkel toestel dat doorgegeven wordt aan degene die men moet spreken, maar dat kan met meerdere vaste toestellen en een doorschakelfunctie. In het geval van een kleine groep collega’s, lukt het men doorgaans wel om de ‘extensions’ van ieders werkplek te onthouden. Zorg wel dat je telefoonabonnement en toestellen het mogelijk maken om met meerdere toestellen tegelijkertijd te bellen. Het is immers buitengewoon onpraktisch als medewerkers op hun beurt moeten wachten.

Ieder zijn eigen zakelijke telefoon

Telefonische bereikbaarheid

Als de taken duidelijk verdeeld worden onder je medewerkers, kun je ook volstaan met algemeen nummer dat door een vast persoon beantwoord wordt. Daar kun je ook een dienst van maken die doorgegeven wordt. Mensen met hun eigen portefeuille kunnen direct bereikbaar zijn met hun eigen zakelijke telefoon voor klanten die de weg kennen. Enerzijds lijkt het wat chaotisch om niet iedereen via hetzelfde nummer bereikbaar te laten zijn, anderzijds maak je het lijntje korter tussen de klant en zijn contact binnen jouw bedrijf als deze voor hem direct bereikbaar is. In het kader van investeren in klantrelaties is dit wellicht helemaal geen gekke keuze. Je zorgt zo immers voor de persoonlijke benadering, en dat wordt vaak wel gewaardeerd.

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here