Tijdens de feestperiode geven we onze trouwe werknemers en zakenpartners al graag eens een geschenk. Uiteraard loert de belastingcontroleur al achter de hoek en houden we ons maar beter aan een hele reeks fiscale regels. Die regels lopen gedeeltelijk gelijk tussen geschenken voor personeelsleden en zakenrelaties, maar vertonen anderzijds ook enkele noemenswaardige verschillen.
Kerstgeschenk voor personeel: werkkostenregeling
Wanneer het gaat om een kerstgeschenk voor de personeelsleden, dan kan het kerstgeschenk geschonken worden via het stelsel van de vrije ruimte. Die vrije ruimte geeft de mogelijkheid om fiscaal interessant geschenken te bieden, op voorwaarde dat ze samen maximaal 1,2% van het totale loon van de werknemer inhouden. Het gedeelde boven de vrije ruimte is immers onderhevig aan een (zware) eindheffing van 80%. Bij de berekening van de maximale kostprijs van het kerstgeschenk, houden we dan ook best rekening met die grens.
Weet wel dat je de uitgaven en het fiscale loon niet moet splitsen over alle werknemers, waardoor het kan afgewogen worden met de totale fiscale loonsom. Let enkel op dat de uitgaven ook de gebruikelijkheidstoets doorstaan: ze mogen niet meer dan 30% hoger liggen dan in de branche. Niet overdrijven blijft dus de boodschap.
Bij twijfel over hoeveel vrije ruimte je nog beschikbaar hebt, wordt aangeraden om contact op te nemen met je boekhouder die de nodige berekeningen kan maken.
Kerstgeschenk en btw: drempelbedragen
Voor de aftrekbaarheid van de btw geldt een aparte regeling. Hier is er een drempelbedrag voorzien dat niet mag overschreden worden. Voor 2017 is dit drempelbedrag 227 euro per persoon (excl. btw). Enkel indien de totale som van de personeels- of relatiegeschenken voor de desbetreffende persoon onder die grens blijft, kan je de btw over de uitgaven aftrekken.
Opgelet: fiscale uitzonderingen
Op bovenstaande regeling vallen er nog heel wat uitzonderingen te noteren. Voor een aantal geschenken kan je bijvoorbeeld wel de btw aftrekken als voorbelasting, ongeacht de overschrijding van het aangehaalde drempelbedrag. Dit is bijvoorbeeld het geval indien je de werknemer een fiets aankoopt (onder strikte voorwaarden). Ook wanneer je bijvoorbeeld een kerstetentje reserveert met de personeelsleden, geldt een unieke regeling die hiervan afwijkt.
Wat betreft relatiegeschenken is het drempelbedrag van 227 euro niet van toepassing indien het geschenk gebruikt kan worden in de onderneming van de andere partij. Bij onduidelijkheid levert dat gegarandeerd discussies op met de belastingcontroleur. Weet verder ook dat zogenaamde “wervende kerstgeschenken” niet onder deze fiscale regels vallen en dus niet aftrekbaar zijn.
Samengevat
Onder bepaalde voorwaarden kan je zowel ten opzichte van personeelsleden als zakenpartners fiscaal gunstig een kerstgeschenk geven.
Voor werknemers is het belangrijk dat de totale som van geschenken en giften doorheen het boekjaar maximaal 1,2% van het fiscale loon bedraagt. Zolang je trouw blijft aan de gebruikelijkheidstoets, kan je vertrekken van de globale giften ten opzichte van alle werknemers en dit afwegen ten opzichte van de globale inkomsten. Een berekening per werknemer is met andere woorden niet nodig.
Verder geldt voor de btw een bijkomend drempelbedrag van 227 euro per persoon (excl. btw). Dit drempelbedrag is zowel voor zakenpartners als personeelsleden belangrijk, aangezien de btw anders niet aftrekbaar zal zijn.
