Home Blogs Effectief vergaderen? Ga aan de slag met deze 10 praktische tips

Effectief vergaderen? Ga aan de slag met deze 10 praktische tips

11
DELEN
Effectief vergaderen Ga aan de slag met deze 10 praktische tips

Nog te vaak wordt er vergaderd om te vergaderen. Na de vergadering is er niet of nauwelijks resultaat geboekt en ondertussen krijgen lopende projecten ook nog eens met een achterstand af te rekenen. Maar overmorgen om 11u staat er alweer een vergadering gepland, die hopelijk wel tot resultaat zal leiden? Helaas is dat in de praktijk eerder fictie dan feit. Een grondige evaluatie van onze vergadermethodiek dringt zich dus op. Toch moeten we ook onszelf kritisch in vraag durven stellen. Zo toonde een onderzoek van de Universiteit Twente aan dat er een verband bestaat tussen de algemene vergaderopinie en de uiteindelijke beoordeling ervan. Dankzij onderstaande tien praktische tips zal de volgende vergadering alvast heel wat efficiënter verlopen!

# 1. Start steeds met een weloverwogen agenda

Een vergadering kan enkel efficiënt verlopen wanneer er een na te volgen agenda aanwezig is. Ook zal een vergadering vaker nutteloos blijken zonder weloverwogen agendapunten. Met een goede agenda weet iedereen waar zich aan te verwachten en kunnen de mogelijke voorbereidingen getroffen worden.

# 2. Stel een competente voorzitter aan

Om het debat in goede bannen te leiden, is het noodzakelijk om een competente voorzitter aan te stellen. Deze voorzitter zorgt voor een consequente opvolging van de agenda en voorziet eventueel wat structuur. Hiernaast zorgt hij of zij er ook voor dat iedereen aan bod komt. Dat zorgt op zijn beurt voor extra betrokkenheid. Tot slot is een voorzitter ook in staat om op het einde van de vergadering de actiepunten en besluiten duidelijk te verwoorden. Af en toe eens wisselen van voorzitter kan eveneens voor een verfrissende en nieuwe aanpak zorgen.

# 3. Ook de notulist is van belang

Niet enkel de voorzitter speelt een belangrijke rol. Ook een goede notulist is een absolute meerwaarde. Zo kan er na afloop telkens een kort verslagje voorzien worden voor elke deelnemer, waardoor opeenvolgende vergaderingen ook vlotter zullen verlopen. Ook deze taak hoeft niet telkens door dezelfde persoon uitgevoerd te worden.

# 4. Vergaderen staat of valt met de voorbereiding

De vergaderpartijen hebben allemaal ruimschoots op tijd de agenda voor de komende vergadering ontvangen? Van hen mag je nu ook verwachten dat iedereen tijdig aanwezig is en voorbereid van start gaat. Dit zal zeker helpen om het geheel vlotter te laten verlopen. Ook is het nooit een slecht idee om reeds een korte toelichting te voorzien bij enkele van de complexere agendapunten.

# 5. Kies een geschikte vergaderruimte

Crisisoverleg en brainstormsessies vergen een andere vergaderruimte. Dat is toch de logica zelve? Een serene locatie zal bij die eerste bijvoorbeeld cruciaal zijn. Hetzelfde geldt voor een vergadering met uiteenlopende stakeholders.

# 6. Kies een creatieve locatie

Aansluitend hierbij is het ook eens fijn om te variëren van locatie, zeker als er verschillende vestigingen zijn. Een bijzondere vergaderlocatie kan al eens tot een bijzonder resultaat leiden. Ook koppelt men tegenwoordig steeds vaker een vergadering aan een workshop, een teambuilding of een heerlijk diner. Bevorderlijk voor de sfeer en uiteraard voor het aanwakkeren van enkele creatieve hersenkronkels. Ideaal voor het organiseren van een creatieve brainstormsessie!

# 7. Vergaderen is samenwerken

Het doel van een vergadering blijft uiteraard om samen tot één duidelijk resultaat of een weloverwogen conclusie te komen. De samenwerking blijft voor elke organisatie cruciaal staan. Iedere deelnemer heeft zijn eigen functie en rol, maar ook zijn eigen verantwoordelijkheid. Constructief vergaderen houdt dan ook in dat de deelnemers zich hiervan bewust zijn. Hen even wijzen op het uiteindelijke doel van de vergadering, kan dan ook wonderen verrichten.

# 8. Zorg dat iedereen (even) aan bod komt

In elke groep zal er wel een stillere of introvertere deelnemer te vinden zijn. De mening van zo’n bescheiden deelnemer is echter niet minder belangrijk dan van hen die het van de daken schreeuwen. Hier speelt de voorzitter een belangrijke rol, net als de constructieve attitude van de andere vergaderpartners.

# 9. Stel een eindpunt vast

Als onderdeel van de agenda kan er voor elk punt ook meteen een voorziene tijdsduur worden vastgelegd. Uiteraard hoef je geen chronometer boven tafel te halen. Toch zal een eindpunt er minimaal voor zorgen dat vergaderingen niet nodeloos lang aanslepen. Time management noemen we dat dan.

# 10. Evalueren en reflecteren

Het is zelden een slecht idee om even stil te staan bij de afgelopen vergadering. Wat ging al dan niet goed? Wat kan in de toekomst anders? Een kritische ingesteldheid zal uiteindelijk betere resultaten opleveren. Uiteraard kunnen de andere vergaderpartners bij die evaluatie betrokken worden.

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here