De meeste consumenten krijgen er heel regelmatig mee te maken: een gebruiksaanwijzing. Bij ieder nieuw apparaat dat wordt gekocht, is er eentje aanwezig. Maar ook wanneer er bepaalde software voor het eerst wordt gebruikt, verschijnt er vaak een manual in beeld, of moet er een beroep worden gedaan op de ‘help’-functie om er goed mee om te kunnen gaan. Wat we vervolgens in deze handleidingen terugvinden, vinden we heel vanzelfsprekend: de juiste manier om aan de slag te gaan. Dat het schrijven ervan nog niet zo gemakkelijk is, dat hebben de meeste mensen niet door.
Het moet voor iedereen te begrijpen zijn
Het belangrijkste bij het schrijven van een handleiding, is dat hij voor iedereen te begrijpen moet zijn. Voor mensen die sterk zijn in taal, en dingen snel begrijpen. Maar ook voor mensen die dingen wat minder snel oppakken. Voor mensen die al verstand hebben van het onderwerp, en ervaring met het gebruik. Maar ook voor mensen die er voor het eerst mee aan de slag gaan, en zelfs de basis nog niet kennen. Dat stelt de schrijvers ervan voor flinke uitdagingen. Je wilt iedereen goed kunnen informeren, iedereen in staat stellen om snel met het product aan de slag te gaan, maar krijgt te maken met enorme verschillen in achtergrond.
Om die reden wordt informatie altijd zo feitelijk mogelijk gehouden, en worden technische termen zoveel mogelijk vermeden. Bij online beschrijvingen is er, door middel van het toevoegen van extra linkjes, heel goed de mogelijkheid om dingen verder uit te leggen. Snapt iemand het na de basisinstructie nog niet, dan kan er worden doorverwezen naar een extra uitleg. Ook kan er op deze manier juist extra informatie worden toegevoegd voor mensen die al meer ervaring met het product hebben, en op zoek zijn naar meer geavanceerde opties om ermee te kunnen werken.
Bijna goed is niet voldoende
Waar het belangrijk is dat een instructie voor iedereen te begrijpen valt, is het van bijna nog groter belang dat deze precies klopt. Bijna goed is niet voldoende, daar heeft niemand wat aan. Handelingen die in een verkeerde volgorde worden beschreven, een stap die wordt vergeten, woorden of namen die niet overeenkomen met hoe ze op het product staan: al dit soort zaken zorgen ervoor dat mensen de draad kwijtraken, en je handleiding feitelijk nutteloos is.
Een goede handleiding maken is dus verre van eenvoudig. Het vereist een perfecte kennis van geschreven taal, de gave om zaken zo helder en duidelijk te omschrijven en een flink aantal tests met het publiek om te zien of wat geschreven wordt ook daadwerkelijk op de bedoelde manier wordt gelezen. Want zelfs al denk je dingen nog zo goed uit, en lijkt alles perfect in orde te zijn, pas als de gebruikers het ook op deze manier ervaren zit je instructie goed in elkaar.
