De hoofddoelstelling van een incentive reis is nog steeds het belonen van medewerkers en relaties. Zo’n incentive reis moet dan ook vlekkeloos verlopen. Toch leert de praktijk ons dat dat lang niet altijd het geval is. Onderstaand lijstje met vier meest gemaakte fouten bij het organiseren van een incentive reis, toont dat als geen ander aan.
Een slechte periode vastprikken
Deelname aan een incentive reis is heel populair. Het is dan ook niet ongewoon dat iedere genodigde ook effectief aan de reis deelneemt. Voorwaarde is natuurlijk wel dat zij gedurende die periode ook vrij zijn. Indien een medewerker niet meekan omdat hij pakweg een belangrijke vergadering heeft, zal dat in ongenoegen resulteren. Pols daarom vooraf naar de beschikbaarheid van de genodigden. Dokter eveneens uit wanneer medewerkers een vakantieaanvraag hebben ingediend en sluit ook feestperiodes uit. Rek de incentive reis tot slot niet nodeloos, dat verhoogt enkel de kans dat iemand niet kan deelnemen. Een periode van twee tot zeven dagen volstaat.
Onvoldoende rekening houden met diverse behoeften
Sommigen willen misschien een hele dag in de zon vertoeven, maar voor anderen mag het toch wat meer zijn. Kies daarom altijd voor een incentive reis met veel keuzevrijheid. De kans dat er enkelingen ontevreden huiswaarts zullen keren, is anders aanwezig. Een goede bestemming moet dan ook diverse activiteiten aanbieden. Bovendien moet het ook rekening houden met individuele behoeften. Zo zal een oudere zakenpartner misschien niet langer aan ellenlange wandelingen kunnen deelnemen. Houd daar rekening mee. Hoe dan ook: het totaalpakket moet ook met het individu rekening houden, zonder dat het op die manier wordt gecommuniceerd. Maar al te vaak loopt het hier nog mis.
Alles zelf willen doen
Vaak willen ondernemers zelf een incentive reis op poten zetten. Daar hoeft niks mis mee te zijn. Althans, indien het slechts om een beperkt aantal genodigden gaat. Zodra het aantal genodigden de kritische grens van vijf overschrijdt, is dat immers een veel minder goed idee. Als bedrijfsleider moet je hoe dan ook toegeven dat je geen toeristisch reiskantoor uitbaat. Niet alleen zal de opvolging van de incentive reis heel wat tijd en kosten met zich meebrengen, bovendien verhoogt het ook de kans dat er ergens iets misloopt. Ook is het mogelijk dat je niet het maximale uit de incentive reis haalt, terwijl dat toch het hoofddoel hoort te zijn. Daarom is het bij grote groepen beter om jouw incentive reis uit te besteden. Dat kan je doen via gespecialiseerde reiskantoren, zoals deze.
Te weinig informeren
Voor de incentive reis ben jij het eerste aanspreekpunt. Daarom zal je die rol goed moeten vervullen. Maar al te vaak vergeet men cruciale informatie door te geven, van de parkeermogelijkheden nabij Schiphol tot de weersverwachtingen. Zo zijn er verhalen van zakenpartners die in Sotsji aankwamen met hun winterse outfit… Zij namen aan dat Rusland een koud en kil land is. Dat het in het zuiden van Rusland even warm is als in Turkije? Dat had niemand hen gezegd! Door goed te communiceren voorkom je dergelijke misverstanden. En wie goed kan organiseren en communiceren? Die zal ook wel wat van zaken weten! Toch?
