Is het jouw verantwoordelijkheid om binnenkort een evenement te organiseren? Groot of klein, er komt een hoop bij kijken. Of het nu gaat om een gezellig buurtfeest gaat, een netwerkborrel met ondernemers uit de gemeente of een evenement bij de organisatie waar je werkt. Bij het organiseren van een evenement werkt het goed om planmatig te werken. Hier een checklist om te helpen bij de planning, zodat je niets kunt vergeten.
1: Doelstelling? Check.
Een zakelijke borrel voor ondernemers of (potentiële) klanten van het bedrijf vraagt om een ander evenement dan een leuk buurtfeest waarbij aandacht wordt gevraagd voor het bouwplannen, veiligheid of een schone omgeving.
2: Doelgroep? Check.
Klanten van een bedrijf willen andere informatie en activiteiten dan ouders met kinderen.
3: Budget? Check
De inhoud en opzet van een evenement wordt bepaald door het beschikbare budget. Een zakelijk evenement kan betaald worden door een organisatie, maar een samenwerking met andere sponsoren of bedrijven is ook mogelijk.
4: Datum en locatie? Check.
Omdat je in Nederland nu eenmaal niet op het weer aankunt, is het altijd verstandig een overdekte ruimte te hebben. Presentaties of lezingen over serieuze onderwerpen kunnen beter binnen gegeven worden, aangezien het publiek anders teveel afgeleid raakt. Houd rekening met schoolvakanties.
5: Dagprogramma? Check.
Bij een buurt- of wijkfeest hoeft er niet echt een programma te zijn, maar wel kraampjes en spelletjes voor een relaxte sfeer. Een zakelijk evenement is toch meestal meer gericht op het verschaffen van informatie met presentaties, workshops en sprekers.
6: Aankleding evenement? Check.
De doelgroep en de doelstelling van het evenement bepalen de aankleding. Slingers en ballonnen mogen op een gezellig buurtfeest, maar zijn niet geschikt voor zakelijke borrels of een congres. Voor jaarlijks terugkerende evenementen die gericht zijn op netwerken, zijn er nette en herbruikbare naambadges.
7: Vergunningen? Check.
Voor veel activiteiten zoals muziek of geluid en de verkoop van alcohol zijn vergunningen nodig of is de aanwezigheid van brandweer of politie verplicht. Houd er bij de aanvraag rekening mee, dat vergunningen soms al zes maanden voorafgaand aan het evenement aangevraagd dienen te zijn.
8: Catering? Check.
Bij een informeel evenement zoals een buurtfeest kan gevraagd worden aan de bewoners zelf iets mee te nemen, maar bij alle andere gelegenheden is het aan te raden hapjes en drankjes te laten verzorgen door een professioneel cateringbedrijf.
9: Uitnodiging (of andere promotie)? Check
Het grootst aantal mensen uit de doelgroep benader je door gebruik van verschillende soorten media, zowel on- als offline. Denk aan een website, nieuwsbrief, flyers, of artikelen in landelijke of lokale kranten.
10: Na afloop van het evenement. Klaar?
Het organiseren van een evenement is altijd weer een drukke bedoeling, en je zult dan ook blij zijn als het achter de rug is. Er moet echter wel nog wat werk achteraf gebeuren, zoals het bedanken van de gasten voor hun aanwezigheid. Daarnaast kan een evaluatie van de evenement wijze lessen opleveren voor de volgende keer. Een verslag maken van wat goed ging en wat verbeterpunten zijn, helpt om het volgende evenement nog succesvoller te maken!
Lees hier nog meer tips die je kunnen helpen bij het organiseren van een evenement.
