Home HR Checklist voor nieuwe medewerkers

Checklist voor nieuwe medewerkers

449
DELEN

Er valt een hoop te regelen bij de indienstneming van een nieuwe medewerker: van het inlichten van de belastingdienst tot het afsluiten van verzekeringen. Naast het inlichten van verscheidene instanties dient ook de nieuwe medewerker geïnformeerd te worden. Aan de hand van deze checklist nieuwe medewerker zal je vast en zeker geen stappen overslaan.

Stap 1: Onboarding nieuwe medewerkers

De eerste stap in onze checklist nieuwe werknemer is het vaststellen van de identiteit van de desbetreffende medewerker. Dit dient verplicht te gebeuren voor de eerste werkdag.

Het vaststellen van de identiteit gebeurt aan de hand van een origineel en geldig identiteitsbewijs. Als de werknemer niet beschikt over de Nederlandse nationaliteit, dient er eerst en vooral te worden nagegaan onder welke voorwaarden de werknemer in Nederland mag werken. Controleer de identiteit op rijksoverheid.nl en ga na of het identiteitsbewijs behoort tot de betrokken medewerker. Maak daarna een kopie van het identiteitsbewijs en bewaar die in je loonadministratie. Wijs de medewerker er bovendien op dat het vereist is om het identiteitsbewijs steeds op zak te hebben tijdens de tewerkstelling.

Stap 2: Aanmelding als werkgever

Van zodra je personeel in dienst neemt, moet je je aan de hand van het formulier ‘Melding loonheffing aanmelding werkgever’ bij de belastingdienst aanmelden als werkgever. Hierdoor ontvang je een loonheffingennummer, een aangiftebrief en een brief over de gedifferentieerde premie Werkhervattingskas. Als je reeds enkele medewerkers indiende, dan dien je de nieuwe medewerker gewoon te vermelden op de volgende aangifte.

Stap 3: Aanleggen van de loonadministratie

Het lijkt een vanzelfsprekende stap op een checklist nieuwe werknemer, maar het is een stap die absoluut niet over het hoofd mag gezien worden. De wet verplicht namelijk om een loonadministratie bij te houden. Je kan dit zelf doen, maar het mag ook uitbesteed worden. Bij een allereerste werknemer zal je mogelijks vooraf offertes dienen op te vragen.

Stap 4: Breng je verzekeraar op de hoogte

Ga eerst en vooral na of je nieuwe medewerker de verplichte zorgverzekering heeft. Indien dit niet het geval is, sluit dan met het Zorginstituut Nederland een zorgverzekering af namens hem of haar. Verder is het belangrijk om je eigen verzekeraar op de hoogte te brengen. Er zijn namelijk een heleboel verzekeringen die noodzakelijk kunnen blijken, denk maar aan verzekeringen voor bedrijfsaansprakelijkheid, bedrijfsschade, collectieve ongevallen, het WAO-gat, maar ook verzekeringen voor pensioen en verzuim.

Stap 5: Bewijs van goed gedrag

Voor sommige beroepen zoals onderwijzer of taxichauffeur is het verplicht om een bewijs van goed gedrag te kunnen voorleggen. Voor andere beroepen kan het indicatief worden gebruikt om zeker te zijn dat de werknemer betrouwbaar is. Een verklaring omtrent gedrag kan je eenvoudig aanvragen bij Justis, de screeningsautoriteit van het Ministerie van Veiligheid en Justitie. Om na te gaan welke diploma’s de nieuwe medewerker heeft behaald, kan je vragen om een digitaal uittreksel uit het diplomaregister mee te brengen naar de sollicitatie.

Stap 6: Veiligheid is cruciaal bij onboarding nieuwe medewerkers

Een stap omtrent veiligheid mag vast en zeker niet vergeten worden bij de onboarding van de nieuwe medewerker. Als werkgever ben je namelijk verplicht om er op toe te zien dat je werknemers in een veilige omgeving kunnen werken. Dit geldt voor zowel reguliere werknemers als voor zzp’ers en uitzendkrachten. Hierbij moet je niet alleen letten op de werkplek en apparatuur, maar ook op de lichamelijke en psychische belasting, stoffen, straling en besmetting.

Om de veiligheid te garanderen dient er een preventiemedewerker te worden aangesteld. Deze persoon is namelijk op de hoogte van de risico’s in de onderneming en kan hierover voorlichting geven. Bij een onderneming met minder dan 25 werknemers, mag je als werkgever zelf preventiemedewerker zijn.

Naast een preventiemedewerker zal ook een bedrijfshulpverlener aanwezig moeten zijn. Een BHV’er is een werknemer die is opgeleid om de eerste hulp verlening te voorzien in gevaarlijke situaties zoals brand.

Er dient bovendien ook een risico-inventarisatie en –evaluatie te gebeuren.

Ga steeds na wat de verplichtingen zijn en of je door de aanstelling van een nieuwe medewerker niet een of andere grens overschreden hebt. In dat geval zullen de veiligheidsmaatregelen immers verscherpt moeten worden. Of hoe één extra medewerker soms voor een grote administratieve last kan zorgen.

Stap 7: Informeer de nieuwe medewerker

Als voorlaatste stap op de checklist introductie nieuwe medewerker staat het informeren van de nieuwe werknemer. Binnen de eerste maand na indiensttreding dien je de nieuwe werknemer op de hoogte te brengen over onderstaande aspecten. Deze gegevens kunnen eventueel ook worden opgenomen in de arbeidsovereenkomst.

  • Naam en woonplaats werkgever
  • Arbeidsplaats
  • Functieomschrijving of omschrijving van het werk
  • Arbeidsduur (per dag of per week)
  • Salaris
  • Uitbetalingstermijn van het salaris
  • Tijdstip van indiensttreding
  • Contractduur
  • Duur van proeftijd (niet noodzakelijk)
  • Vakantieaanspraak
  • Opzegtermijn
  • Informatie omtrent (aanvullend) pensioen (niet noodzakelijk)
  • Concurrentiebeding of relatiebeding (niet noodzakelijk)
  • Toepasbaarheid van de cao

Tip: kies voor een inwerkprogramma (zie stap 8), waar bovenstaande zaken in geïncorporeerd worden.

Stap 8: Kies voor een inwerkprogramma

Wanneer een nieuwe medewerker zijn intrede doet, moet de medewerker zich het bedrijf ook eigen kunnen maken. Aan de hand van een inwerkprogramma ben je steeds zeker dat je geen stappen over het hoofd ziet.

Eigenlijk hoort een inwerkprogramma een eigen checklist introductie nieuwe medewerker te omvatten, waarbij zeker volgende aspecten niet mogen ontbreken:

  • Een welkomstbrief per mail of post: Hierin geef je meteen ook een woordje uitleg over de eerste werkdag en informatie over praktische zaken zoals het aanmelden, openbaar vervoer en parkeermogelijkheden.
  • Een informatiepakket ter beschikking stellen: Het informatiepakket kan je als een digitaal document meesturen bij een elektronische welkomstbrief. Hierin kan je bijvoorbeeld de geschiedenis van het bedrijf, nuttige adressen en telefoonnummers, een organogram en een eventueel cao-boekje opnemen.
  • Vooraf inrichten van de werkplek: Zorg er vooraf voor dat de werkplek meteen klaar is voor gebruik. De computer moet functioneren en alle noodzakelijke programma’s dienen bijvoorbeeld al geïnstalleerd te zijn.
  • Stel een agenda op: De eerste werkdag is sowieso intensief. Stel daarom een agenda op met alle belangrijke opleidingen, rondleidingen en ontmoetingsgesprekken. Zo heeft de nieuwe medewerker al meteen een houvast voor zijn eerste dag.
  • Geef een rondleiding: Een rondleiding is een onmisbaar element van het inwerkprogramma. Tijdens de rondleiding kan je de nieuwe medewerker voorstellen, maar ook bijvoorbeeld uitleggen hoe de scanner of de koffieautomaat nu net functioneert.
  • Gerichte communicatie: Het is belangrijk om duidelijk te communiceren over wat je moet communiceren. Bij de essentie blijven blijkt vaak niet eenvoudig te zijn. De procedures voor het aanvragen van vakantie, het verzuimprotocol, de huisregels, de verwachtingen en de strategie: het zijn slechts enkele voorbeelden van zaken die je maar beter meteen duidelijk over communiceert. Waar een bepaalde collega voorheen actief was? Die informatie zal de medewerker later wel vergaren.
  • Stel een mentor aan: Soms kan het ook aangewezen zijn om een mentor aan te stellen. De mentor zal de nieuwe medewerker dan begeleiden en het eerste aanspreekpunt vormen. Dat geeft niet alleen de nieuwe medewerker de nodige houvast, maar zorgt er bovendien voor dat we de inwerksnelheid kunnen verhogen.

Vergeet niet: een geschikt inwerkprogramma zorgt voor stressafname en snellere inwerktijden bij de werknemer, wat ook voor de werkgever positieve gevolgen heeft.

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here