Home Geen categorie 7 Tips voor een goed functioneringsgesprek

7 Tips voor een goed functioneringsgesprek

1005
DELEN

Functioneringsgesprekken zijn vaak gesprekken waar werknemers tegenop zien. Over het algemeen is het een gesprek waarbij (opbouwende) kritiek wordt geuit door de werkgever en dit maakt veel medewerkers toch wel wat nerveus over wat zij te horen zullen gaan krijgen. Laten we direct beginnen met een goede tip; een functioneringsgesprek hoeft zeker niet zakelijk, stroef en wat ongemakkelijk te verlopen. Het is goed om het gesprek goed te plannen van tevoren (werkgever) en je goed voor te bereiden (werknemer).

Beide partijen moeten zich inzetten

Een functioneringsgesprek levert eigenlijk alleen iets op wanneer allebei de partijen op hetzelfde niveau zitten. Voor de werkgever is het dan ook goed om het niveau van een collega aan te nemen, waardoor de werknemer direct het idee krijgt dat er vrij gesproken kan worden. Wat humor en gezelligheid voorafgaande aan het gesprek kan helpen om het juiste niveau tussen beide partijen af te stemmen tot een niveau dat ontspannen aanvoelt. Wanneer beide partijen in zijn voor een goed gesprek, dan kan er niet veel mis gaan. De volgende 7 tips kunnen zeker nog een beetje helpen.

1. Het doel moet motivatie zijn

Er zijn werkgevers die denken dat het doel van een functioneringsgesprek is om zo veel mogelijk kritiek voor de voeten van de werknemer te gooien, zodat deze veel heeft om mee aan de slag te gaan. Dit is niet de bedoeling. Het is goed om kritiek te uiten, maar het is niet de bedoeling dat een heel gesprek alleen maar gaat over negatieve zaken. Het is juist de bedoeling dat de werknemer ook kan terugkijken op een positief gesprek. Probeer dus vooral te motiveren in plaats van enkel te bekritiseren.

2. Maak een eindverslag voor jezelf

Voor werkgevers kan het heel nuttig zijn om na ieder functioneringsgesprek kort te noteren hoe het gesprek verliep. Het kan zijn dat het ene gesprek aanzienlijk beter verliep dan het andere. Je kunt dan noteren wat ervoor heeft gezorgd dat het mindere gesprek wat lastiger of stroever verliep. Je kunt voor de volgende ronde functioneringsgesprekken deze notities erbij pakken, zodat je kunt voorkomen dat het gesprek met die specifieke medewerker weer stroef verloopt.

3. Leg de aandachtspunten vast

Een goede voorbereiding is het halve werk. Dit wordt niet voor niets gezegd. Het is goed om van tevoren te bedenken welke zaken er tijdens het functioneringsgesprek in elk geval aan de orde moeten komen. Je hebt met een tweede partij te maken, dus je kunt het gesprek niet volledig voorbereiden, maar het is wel goed om in elk geval de belangrijkste punten voor jezelf te noteren.

4. Zorg dat de zaken bekend zijn

Een functioneringsgesprek is geen nieuwsgesprek, ongeacht of het gaat om goed of slecht nieuws. Het functioneren staat centraal en hierbij horen geen nieuwtjes boven water te komen. Het komt vaker voor dat werkgevers of leidinggevenden informatie verzamelen en dit tijdens het gesprek voor de voeten gooien bij de werknemer. De werknemer krijgt hierdoor veel nieuws te horen tijdens het gesprek en er wordt vergeten om aandacht te besteden aan wat echt belangrijk is. Nieuws moet altijd direct besproken worden en mag niet op de plank blijven liggen tot het eerst volgende functioneringsgesprek.

5. Haal geen gesprekken door elkaar

Er zijn functioneringsgesprekken, talentgesprekken, beoordelingsgesprekken en nog veel meer soorten gesprekken. Als jij gaat voor een functioneringsgesprek, zorg er dan ook voor dat het gesprek alle kenmerken van dit gesprek bevat en voorkom dat er meerdere soorten gesprekken door elkaar gaan vloeien. Dit is enkel verwarrend.

6. Bewaar de lastigste gesprekken voor het einde van de dag

In veel gevallen wordt ervoor gekozen om de functioneringsgesprekken met de medewerkers op één dag of op meerdere achtereenvolgende dagen in te plannen. Dit is natuurlijk prima, maar dan is het wel belangrijk om de gesprekken waarvan je verwacht dat deze lastiger worden aan het einde van de dag te plannen. Soms weet je van tevoren al welke gesprekken emotioneel wat lastiger worden, bijvoorbeeld omdat er wat meer kritiek dan gemiddeld moet worden besproken. De medewerker zal hier niet blij mee zijn en de emoties kunnen hoog oplopen. Hierdoor wordt de stemming van de leidinggevende of werkgever ook beïnvloed en dit zou een rol kunnen gaan spelen in het volgende gesprek. Dit is niet eerlijk voor de volgende medewerker. Zorg er dus voor dat de moeilijkste gesprekken altijd als laatst of op een andere dag worden ingepland.

7. Vraag wat de tegenpartij ervan vond

Als werkgever kun je wel van mening zijn dat het functioneringsgesprek goed is verlopen, maar de vraag is of de tegenpartij het hier wel mee eens is. Het is de moeite waard om dit aan het einde van het gesprek eens te vragen. Zijn er zaken vergeten? Heeft de werknemer bepaalde zaken als negatief of juist als positief ervaren? Noteer de belangrijkste punten en neem deze eens door voor de volgende ronde functioneringsgesprekken.

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here