Home Administratie 6 signalen dat je boekhouding in Excel niet (meer) voldoet

6 signalen dat je boekhouding in Excel niet (meer) voldoet

278
DELEN
boekhouden

Als groeiende ondernemer komt er een tijd dat je uit je ‘starters’-jasje gegroeid bent. Processen binnen je bedrijf verlopen trager dan gewenst en je administratie rond krijgen levert je stress op. Onderstaande zes signalen zijn tekenen aan de wand dat de financiële administratie van je bedrijf is achtergebleven ten opzichte van jouw groei. En dus best een boost kan gebruiken!

1. Je ervaart geen overzicht

Je bent regelmatig facturen kwijt, je factuurnummering is niet chronologisch en je btw-aangifte op tijd indienen is steeds een race tegen de klok. Wellicht moet je na een tijd ondernemen toegeven dat je niet de meest gestructureerde persoon op aarde bent. Geen probleem! Voor een boekhouding die door een ringetje te halen is, kun je de techniek inzetten.

Wanneer je gebruikmaakt van online boekhoudsoftware zorgt de leverancier voor het bewaren van al je data en is je wachtwoord het enige dat je moet onthouden. Het inkoop-, verkoop- en bankboek in boekhoudtools zijn erg overzichtelijk en je ziet precies waar je bent gebleven. De verkoopfacturen worden automatisch in de juiste periode van je btw-aangifte klaargezet en er zijn rapportage functies voor inzicht in je balans en winst- & verliesrekening.

2. Je boekhouding kost elke maand weer veel tijd

Een van de slimme functies van boekhoud tools is het zelflerende systeem. Terugkerende leveranciers worden automatisch aan de juiste crediteur en het juiste grootboek gekoppeld in je bankboek. Door een automatische koppeling met je bank worden je bankafschriften elke maand automatisch ingeladen. Als bonus krijg je bij elke nieuwe softwareversie een gratis update. Online boekhoudprogramma’s zijn al beschikbaar voor enkele tientjes per maand, daar kan menig zelf geknutselde Excel sheet qua prijs-kwaliteit verhouding niet tegenop. Tijd is immers ook geld: elk uur dat je extra in je boekhouding steekt, had je ook geld kunnen verdienen aan een klus.

3. Je maakt in real-life een betere indruk dan op papier

Vaak zien we ondernemers die veel tijd steken in hun uiterlijke presentatie, en in real-life heel verzorgd en opgeruimd overkomen. De factuur die na gedane zaken echter volgt, zit vol kleine slordigheidsfouten. Zonde van je zorgvuldig opgebouwde, professionele imago. Een boekhoudprogramma met een factuurmodule bevat standaard voorgeprogrammeerde factuur templates. Zo ziet jouw factuur er voortaan net zo verzorgd uit als jijzelf. Bijkomend voordeel zijn de verplichte invulvelden, waardoor jouw factuur automatisch aan de

factuurvereisten van de Belastingdienst voldoet.

4. Je bent onzeker over je btw-aangifte

Steeds na het versturen van die btw-aangifte vraag je je af of hij wel klopt. Je dient immers wel de verkoopfacturen van de maanden binnen het tijdvak aan te geven, of was het nu de betaaldatum? Een boekhoudprogramma neemt automatisch de juiste facturen op in het btw aangifte template (wat wil zeggen: de facturen met de verzenddatum in dat tijdvak, niet de betaaldatum). En zo zijn er nog meer boekhoudregels waar jij bij het gebruik van een tool eigenlijk helemaal niet meer van op de hoogte hoeft te zijn. Heb je toch een vraag? Je hebt altijd een helpdesk binnen handbereik, waar allemaal geschoolde financials met verstand van zaken werken. Op de site van de meeste leveranciers zijn daarnaast uitgebreide handboeken te vinden, die je stap voor stap door je boekhouding loodsen. Je staat er dus nooit meer alleen voor.

5. Je zou graag verschillende toegangsniveaus hebben

Wellicht werk je inmiddels samen met een boekhouder, accountant of assistent. Een tool biedt elke gebruiker zijn eigen inlog en het is in te stellen wie welke informatie mag inzien (of juist niet). In boekhoudtermen heet dit ‘Controle Technische Functiescheiding’ en dit is erg belangrijk voor een goede inrichting van je administratie organisatie.

6. Je maakt je zorgen over gevoelige bedrijfsinformatie

Sommige vragen verstoren je rust. Is je netwerk eigenlijk wel veilig genoeg? En hoe is het met je back-up geregeld? Een goede leverancier van een online boekhoudprogramma heeft deze maatregelen al voor jou genomen, zodat jij je daar geen zorgen over hoeft te maken. Veilig Internetten geeft veel nuttige informatie over clouddiensten en de samenwerking met je software leverancier.

Juiste boekhoudtool kiezen

Wanneer je je in bovenstaande tekenen herkent en overtuigd bent dat het tijd is voor het aanschaffen van een online tool, wil je natuurlijk wel de juiste tool kiezen voor jouw bedrijf. Je vindt een betrouwbare softwareleverancier door te kijken of deze het Keurmerk Zeker Online mag dragen. De stichting Zeker Online toetst de leverancier op betrouwbaarheid, veiligheid en continuïteit.

Daarnaast is het goed om te kijken naar je eisen aan de software: hoeveel gebruikers heb je nodig? Wat is je budget en welke bedrijfsgroei verwacht je? En voldoet de software dan ook nog? En wanneer je al gebruikmaakt van andere tools, is het goed te kijken of de nieuwe tool van je keuze te koppelen is met je bestaande software. Het App Center verschaft je hierover direct duidelijkheid en geeft advies over welke systemen goed met elkaar integreren.

Zo maak je snel een strategische keuze over het boekhoudpakket dat bij jou en je bedrijf past, voor nu en in de toekomst. Tijd dus voor vernieuwing! Want onthoud: ‘Old ways won’t open new doors’.

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here