Het is moeilijk voorstelbaar hoe het zakenverkeer soepel kon lopen in de periode voordat de smartphone werd geïntroduceerd. Denk maar eens aan de snelle communicatie die nu mogelijk is, ook als je niet op de zaak bent. Daarnaast heb je via internet altijd een informatiebron bij je over ieder mogelijk onderwerp. Even op afstand het debiteurensaldo doornemen op je iPhone 12 voordat je iemand belt, het is geen enkel probleem. Verder kun jij eenvoudig naar een nieuw adres navigeren of je agenda bijhouden, evenals je to-do list. Een specifiek zakelijke telefoon heeft ook nog een aantal andere voordelen, die hieronder staan vermeld.
1. Fiscaal aftrekbaar
Als je een smartphone uitsluitend zakelijk gebruikt, is deze fiscaal aftrekbaar als bedrijfskosten. Dat betekent dus de aanschaf maar ook het abonnement of de Sim only. De in rekening gebrachte BTW kun je ook verrekenen. Daarbij maakt het niet uit of je een iPhone koopt of een OPPO A94 5G. Hou er echter wel rekening mee dat informatie die op je smartphone staat en relevant is voor je zakelijk handelen ook behoort tot je administratie en toegankelijk moet zijn op opvraag door de belastingdienst.
2. Een zakelijke telefoon mag ook worden gebruikt voor privé mits je dit splitst
Eigenlijk is het niet aan te raden maar als het niet anders gaat, kan je de zakelijke telefoon ook gebruiken voor privédoeleinden. Dan heb je geen privé telefoon meer nodig, maar moet je er wel rekening mee houden dat je de kosten moet splitsen tussen je zakelijk gebruik en privégebruik. Dat soort berekeningen levert vaak discussies op met de fiscus.
3. Administratieve eenvoud
Ongeacht of er sprake is van een eenmanszaak of een grote onderneming levert een specifiek zakelijk telefoon een behoorlijke besparing op in tijd voor de administratie. Bij een puur zakelijke smartphone zijn er voor de boekhouding geen problemen met de verwerking van de facturen met betrekking tot de communicatie. Let er wel op dat er ook de hand gehouden moet worden aan het strikt zakelijke gebruik voor zowel eigenaar/manager als overig personeel. Laat je goed informeren omtrent de fiscale voorschriften en hou je hier aan.
4. Balans tussen werk en privé
Als je een specifiek zakelijke telefoon hebt, hoef je die niet mee te nemen als je ‘s avonds naar huis gaat. Als je een privé telefoon gebruikt voor je zakelijke activiteiten ben je 24/7 bereikbaar en ben je wellicht ook thuis nog bezig om dat ene berichtje weer af te handelen dat ook de volgende dag best kan. Spreek ook af met werknemers dat deze de zakelijke telefoon niet buiten de werkuren gebruiken tenzij dit onvermijdelijk is.
5. Voor zakelijke telefoons zijn bundels beschikbaar voor gratis onderling contact
Hoeveel tijd bel jij met werknemers en wat wordt er onderling gebeld? Als je kiest voor zakelijke telefoons, kun je ook bundels kiezen waarbij het bellen binnen de ‘zaak’ gratis is. Dat is efficiënt en zorgt vaak voor een behoorlijke besparing op de communicatiekosten. Het is uiteraard ook een mooie optie om te bekijken wat er zoal onderling wordt gebeld. Uiteraard is het verstandig om vooraf binnen het bedrijf duidelijk te maken dat deze informatie zal worden beoordeeld. Voor bellen buiten het bedrijf is een zakelijk abonnement uiteraard een goede optie.
