Gezien de overvloed aan verschillende CRM-systemen en leveranciers op de markt, is het niet altijd eenvoudig om het juiste CRM-systeem voor jouw bedrijf te vinden. Er zijn veel verschillende aanbieders die gespecialiseerd zijn in verschillende bedrijfstakken, bedrijfsgroottes en implementatietypes. Wij geven je 5 tips over het selectieproces die je helpen met het vinden van het juiste CRM-systemen.
1. Weet waar je naar op zoek bent
Je bent op zoek naar een CRM-systeem, maar wat moet het precies doen? Het is goed om te beginnen met het beantwoorden van een reeks vragen omtrent jouw wensen en eisen. Het is niet voldoende om de wens voor een CRM-systeem te uiten en vervolgens op zoek te gaan. In plaats daarvan moet je je bewust zijn van jouw doelen die je wilt bereiken met de introductie van een CRM-systeem.
Enerzijds is het belangrijk om te verduidelijken hoe je het systeem in jouw IT-infrastructuur wilt installeren. Dat wil zeggen of je het in de Cloud wilt installeren, op locatie op uw eigen servers of gehost op de servers van de provider. Anderzijds moet duidelijk zijn op welke andere systemen de CRM moet worden aangesloten. Moet dit bijvoorbeeld worden geïntegreerd in een ERP-systeem, is er een interface nodig naar een documentbeheersysteem of moeten e-mails van een ander programma in de CRM worden geïmporteerd? Naast deze basisvragen is het goed om voor jezelf na te gaan wat het aantal gebruikers nu en het geplande aantal gebruikers over vijf jaar wordt.
2. Definieer duidelijke doelen
Alleen als je op de hoogte bent van jouw doelen, weet je welke vereisten je hebt voor het toekomstige systeem en welke functies je nodig hebt. Ben je gewoon geïnteresseerd in een gestructureerd klantenbeheer of wil je een holistische meerwaarde halen uit het CRM-systeem, zoals klantanalyses voor meer gerichte marketing? Op dit punt is het raadzaam om, na het formuleren van de doelstellingen, een specificatieblad met alle noodzakelijke functies op te stellen. Dit dient als je kompas in de zoekactie en geeft de richting aan. Op sommige plaatsen verwijder je sommige functies terwijl je andere toevoegt. Uiteindelijk is het belangrijk dat je jouw doelen niet uit het oog verliest en uiteindelijk een systeem kiest dat in ieder geval aan jouw eisen voldoet.
3. Betrek uw medewerkers
Deze tip is in eerste instantie niet direct gerelateerd aan de daadwerkelijke zoekopdracht, maar is aan de orde omdat het betrekken van werknemers bij het CRM-project van het grootste belang is. Enerzijds kunnen deze essentiële inzichten bijdragen aan de specificaties, omdat je het beste weet welke functies nuttig zouden kunnen zijn, wat er momenteel misgaat en wat er aan de hand is wat betreft bruikbaarheid, anderzijds zijn zij degenen die het systeem uiteindelijk moeten gebruiken. Dan moet de acceptatie van het nieuwe systeem kloppen. Anders zal het CRM-project waarschijnlijk mislukken.
Een CRM-systeem vereist een zekere zorg voor de gegevens. Als dit wordt verwaarloosd, is het hele systeem nutteloos, fouten worden gereproduceerd, hiaten in de gegevens worden niet gesloten en uiteindelijk werken BI-applicaties met ongeldige gegevens en produceren ze ernstig verkeerde resultaten. Creëer dus tijdig transparantie en genereer uiteindelijk de wens voor een nieuw CRM-systeem onder uw werknemers. Vaak is het raadzaam om, afhankelijk van de grootte van het project, een projectmanager te noemen die de communicatie tussen IT, management en het personeel coördineert.
4. Gebruik vergelijkingsportals
Als je jouw specificaties en alle doelen hebt vermeld, ben je goed voorbereid op de daadwerkelijke zoekopdracht. Maar nu is goed advies duur. Als je een externe consultant inhuurt, kan dit zeker helpen met zijn lange ervaring, maar er zijn ook twee fundamentele nadelen. Enerzijds kost een consultant meestal veel geld en blaast zijn CRM-project uiteindelijk alleen kunstmatig op. Anderzijds moet ervoor worden gezorgd dat de consultant onafhankelijk optreedt en je niet aanmoedigt voor een systeem waarvoor hij uiteindelijk commissie van de fabrikanten ontvangt.
Een andere optie is het advies inwinnen van kennissen, of het nu gaat om vriendelijke concurrenten of bekende IT-experts. Er zijn geen kosten en je kunt er redelijk zeker van zijn dat ze je geen CRM zullen opleggen, omdat ze er niks voor terugkrijgen. Alleen op dit punt loopt men het risico te veel te vertrouwen op de ervaring van één enkel persoon die zeker zijn persoonlijke voorkeuren heeft. Bovendien is het voor hem zeker moeilijk om de hele markt te overzien. Het is beter om op dit punt een vergelijkingsportaal te gebruiken.
Bijna alle aanbieders van CRM-softwareoplossingen staan op deze websites en hebben de belangrijkste functies van hun systemen in de profielen opgeslagen. Met slechts een paar klikken kun je de functies die je in de specificaties beschrijft in een filter invoeren en zo gemakkelijk tot potentieel geschikte systemen komen.
