Als bedrijf of organisatie denk je wel twee keer na voordat je grote investeringen doet. Aan veel investeringen kleven immers risico’s, waardoor het onzeker is of de investering zichzelf gaat terugbetalen. Een investering die op het eerste oog geen winst oplevert maar wel degelijk interessant is, is een goed softwaresysteem voor personeelsplanning en urenregistratie. We bespreken drie goede redenen voor bedrijven en organisaties om daarin te investeren.
Kostenbesparing op de langere termijn
Het is onmiskenbaar zo dat een goed systeem voor personeelsplanning en de urenregistratie voor personeel een redelijk forse investering vergt. Maar deze investering kan zich wel degelijk gaan uitbetalen. Automatisering kan namelijk een hoop mensenwerk voorkomen. Dat betekent dat je voor administratieve taken minder werkuren nodig hebt. Zo kun je besparen op loonkosten. Daar komt ook bij dat een medewerker ziek kan worden en kan verzuimen, een probleem wat je niet hebt met een softwaresysteem.
Mensenwerk leidt tot fouten
Waar mensen werken, worden fouten gemaakt. Dat is bijna onvermijdelijk. Fouten kunnen vaak voor een hoop extra werk zorgen, zeker als het om administratieve zaken gaan die gekoppeld zijn aan de urenregistratie en uitbetaling van personeel. Dat is op meerdere fronten vervelen en onwenselijk. Wanneer de urenregistratie voor personeel direct gekoppeld is aan een inkloksysteem, kan er weinig fout gaan bij het administreren van gewerkte uren. Dat neemt natuurlijk niet weg dat het loont om scherp te blijven controleren of het urenregistratie- en inkloksysteem naar behoren werkt.
Minder tijd kwijt aan het puzzelen met de personeelsplanning
Zeker wanneer je bedrijf veel taken en veel personeelsleden heeft, kan personeelsplanning op dagelijkse basis een flinke puzzel zijn. Het is al moeilijk genoeg om een sluitend rooster te maken waarbij je moet meenemen welke medewerkers beschikbaar zijn en geschikt zijn voor bepaalde taken, laat staan wanneer je te maken krijgt met last-minute wijzigingen door uitval van personeelsleden of fouten in de planning. Software voor strategische personeelsplanning kan deze puzzel een stuk eenvoudiger maken. Ten eerste helpt deze je bij het maken van een sluitende planning, maar het systeem kan daarnaast het rooster en eventuele wijzigingen daarop ook direct communiceren met medewerkers via e-mail of een app. Dat scheelt flink wat tijd die je kwijt zou zijn aan de personeelsplanning.
Het loont dus absoluut om te investeren in een systeem voor personeelsplanning en urenregistratie. Natuurlijk is het niet prettig om personeelseden met administratieve taken hierdoor boventallig te maken, maar in de professionalisering van het bedrijf is deze investering een belangrijke stap.
